Einführung in das Outsourcing der Buchhaltung
Für viele kleine Unternehmen, Start-ups und Unternehmer ist es schwierig, einen Buchhalter zu engagieren. Insbesondere mit den richtigen Fähigkeiten, um die Finanzberichte ihres Unternehmens zu erstellen, Bankkontovorgänge zu verwalten, Finanzdaten zu analysieren und die Ausgangsrechnungen zu erstellen.
Heutzutage ist es noch schwieriger, eine qualifizierte und geeignete Person zu einem erschwinglichen Preis zu finden.
Mehr als 1/3 der Kleinunternehmen lagern ihre Buchhaltung aus. Interessanterweise fühlen sich die meisten kleinen Unternehmen, die Outsourcing betreiben, nicht wohl dabei, die Buchhaltung selbst zu erledigen.
Auch wenn allgemein angenommen wird, dass Buchhaltung und Buchführung innerhalb des Unternehmens erfolgen müssen. Es ist jedoch wichtig, dass Sie sich fragen, ob Sie über die erforderlichen Fähigkeiten und Erfahrungen für diese Aufgabe verfügen. Verfügen Ihre Mitarbeiter außerdem über genügend Erfahrung, um die zunehmenden Buchhaltungsaufgaben zu bewältigen? Insgesamt denken 62 % aller Kleinunternehmen, dass sie zu viel Steuern zahlen.
Aufgrund dieser Tatsache könnten Sie darüber nachdenken Outsourcing von Buchhaltungsdienstleistungen an ein Unternehmen, das über die richtigen Kenntnisse und Qualifikationen verfügt. Und welches Unternehmen kann die gleiche Arbeit qualitativer und kostengünstiger erledigen?
Aus dem gleichen Grund haben viele Geschäftsführer verschiedene positive Aspekte der Auslagerung von Buchhaltungs- und Buchhaltungsdienstleistungen festgestellt. Wichtig ist, dass die Auslagerung solcher Dienstleistungen keine nachteiligen Auswirkungen auf das Unternehmen, die Mitarbeiter und die Kunden haben sollte.
Deshalb möchten wir Ihnen die sieben wichtigsten Vorteile vorstellen, die unsere Kunden in Dänemark, Norwegen, Schweden und der Schweiz bereits erlebt haben, nachdem sie sich für die Auslagerung der Buchhaltung und des Rechnungswesens entschieden haben.
7 Vorteile der Auslagerung von Buchhaltungs- und Buchhaltungsdienstleistungen
1. Kostensparende Buchhaltungsdienste
Im Allgemeinen betrachten die meisten Unternehmen Outsourcing als zusätzliche und damit unnötige Kosten für ihr Unternehmen. Es ist überhaupt nicht die richtige Wahrnehmung. Tatsächlich ist es das Gegenteil.
Unsere Kunden, die die Buchhaltung auslagern, sind bereit, ihre Kosten zu senken, aber am wichtigsten ist, ohne die Qualität zu mindern.
Die Einsparungen, die Outsourcing in der Regel mit sich bringt, können recht beträchtlich sein, da die meisten Unternehmen ihre Dienstleistungen zu niedrigeren Kostensätzen anbieten können (typischerweise aufgrund niedrigerer Arbeitskosten an ihrem Standort).
Darüber hinaus sparen Sie durch Outsourcing Geld bei der Bezahlung der Gehälter, Steuern, Büromaterialien und Sozialleistungen für den Vollzeit- oder Teilzeitmitarbeiter. Sie zahlen nur für das, was Sie brauchen. Es entstehen keine Produktivitätseinbußen, die mit der Einstellung von Vollzeitkräften einhergehen.
2. Eliminieren Sie Zeit und Kosten für Einstellungsprozesse
Wenn Sie sich das Bild ansehen, ist der Rekrutierungsprozess eine anspruchsvolle Aufgabe. Für die Verwaltung sind Ressourcen erforderlich, von der Erstellung einer Rekrutierungsstrategie bis hin zur Auswahl der Bewerber und deren Vorstellungsgesprächen. Der Rekrutierungsprozess nimmt Ihrem Unternehmen Zeit in Anspruch, er kostet Geld und Sie müssen die Zeit entweder für sich selbst oder den Mitarbeiter aufwenden.
Viele Unternehmen denken nicht darüber nach, wie viel Zeit sie mit der Suche nach einem professionellen Buchhalter verbringen. Und Zeit korreliert gleichermaßen mit Kosten. Es müssen Einsparungen durch die Auslagerung von Geschäftsprozessen berücksichtigt werden.
3. Sparen Sie Zeit
Wenn Ihr Unternehmen wächst, werden Sie feststellen, dass Sie mehr Zeit mit der Verwaltung Ihres Geldes verbringen und weniger Zeit mit der Skalierung des Unternehmens verbringen. Daher hilft Ihnen die Auslagerung von Verwaltungsaufgaben wie Buchhaltung und Rechnungswesen dabei, Ihre Zeit, Energie und Ressourcen auf die Entwicklung von Geschäftsstrategien zu konzentrieren. Es wird Ihnen mehr Umsatz bringen sowie die Vernetzung und den Aufbau von Beziehungen zu Ihren Kunden fördern.
4. Erfahrene Buchhalter und Buchhalter
Outsourcing bietet Ihnen möglicherweise die Möglichkeit, einen Fachmann mit höherem Fachwissen zu einem erschwinglichen Preis einzustellen.
Ausgelagerte Buchhaltungs- und Buchhaltungsdienstleistungsunternehmen müssen ihre Fähigkeiten und Qualifikationen kontinuierlich verbessern, um auf dem Markt wettbewerbsfähig zu bleiben. Stellen Sie sich vor, 50 Personen arbeiten im selben Büro. Sie können die neuen Buchhaltungstrends, -lösungen und -tools problemlos weitergeben. Darüber hinaus haben große Buchhaltungsunternehmen einen umfassenderen Zugang zu Schulungen und Kursen und nehmen kontinuierlich daran teil.
Darüber hinaus erhalten Sie durch die Auslagerung an eine Wirtschaftsprüfungsgesellschaft Zugang zum Team der Buchhalter. Bei Baltic Assist zum Beispiel stellt das Unternehmen für den Festpreis ein Team von Buchhaltern ein. Nicht nur eine Person, die sich um verschiedene Arten von Aufgaben kümmert.
Wenn Sie das Outsourcing-Unternehmen mit Bedacht auswählen, können Sie sicher sein, dass Ihre Buchhaltung in den Händen eines zuverlässigen und kompetenten Unternehmens liegt.
5. Buchhaltung einfach skalieren
Der Buchhaltungsdienstleister verfügt über die nötige Verfügbarkeit, um Ihre Dienste ohne Verzögerung erheblich zu skalieren. Wenn beispielsweise Ihre Buchhaltungs- und Buchhaltungsaufgaben die Anzahl der Funktionen für einen Mitarbeiter überschreiten, können Sie die zusätzliche Arbeitskraft problemlos durchsetzen. Ohne die Notwendigkeit, einen strengen Rekrutierungsprozess zu durchlaufen.
Darüber hinaus berechnen Buchhaltungsdienstleister ihre Leistungen auf Stundenbasis. Das bedeutet, dass Sie die Stunden ohne Unterbrechung verlängern oder verkürzen können.
6. Automatisierungstechnologien
Die meisten Unternehmen nutzen Buchhaltungsautomatisierungssoftware um Zeit zu sparen. Das spart Zeit, aber was noch wichtiger ist: Es verringert die Risiken. Durch die Automatisierung der Buchhaltung werden menschliche Fehler minimiert. Zweitens erhalten Buchhalter in Automatisierungssoftware Echtzeitberichte. Sie helfen dabei, potenzielle Probleme frühzeitig zu erkennen und zu lösen. Drittens wird dadurch die Wahrscheinlichkeit eines internen Betrugs verringert.
Die meisten Buchhaltungsdienstleister sind hochqualifiziert in Automatisierungstools wie z Schnellbücher, Salbei, Visma, Xero, Microsoft Dynamics, SAP und mehr.
Wenn Ihre Buchhalter immer noch nur Excel-Tabellen verwenden, verschwenden Sie Zeit und Geld.
7. Ein Buchhalter ist Ihr Berater
Ein guter Buchhalter berät Sie stets, wie Sie die Buchhaltung effizienter gestalten können. Manchmal arbeitet er mit mehreren Unternehmen zusammen und schlägt einem anderen Kunden ein hervorragendes Erlebnis vor. Ob es um Steuern, Buchhaltungssoftware oder auch Finanzberatung geht.
Wann Sie über die Auslagerung Ihrer Buchhaltung und Buchhaltung nachdenken sollten
Aus unserer Erfahrung bei der Arbeit mit verschiedenen skandinavischen und westlichen Unternehmen geht hervor, dass die Auslagerung der Buchhaltung und des Rechnungswesens in den folgenden Fällen am besten funktioniert:
- Ein kleines Unternehmen benötigt keinen Vollzeit-Buchhalter, sondern eine Person mit mehr Fähigkeiten, als der Büroleiter oder die Rezeptionistin bieten kann.
- Ein Unternehmen jeder Größe kann keinen Vollzeitmitarbeiter mit den entsprechenden Fähigkeiten zu bezahlbaren Kosten finden.
- Ein wachsendes Unternehmen sucht nach Möglichkeiten, seine Buchhaltungs- und Buchhaltungsdienstleistungen jederzeit zu skalieren.
- Die temporären Dienste werden benötigt, z. B. zusätzliche Hilfe bei Jahresabschlussberichten oder wenn ein Vollzeitmitarbeiter in den Urlaub geht, in den Mutterschaftsurlaub geht usw.
Auch wenn Sie eine qualifizierte Person einstellen, muss dennoch jemand (in der Regel der Geschäftsführer) in den Prozess einbezogen werden, der Rechnungen genehmigt, Einzahlungen tätigt, Stundenzettel überprüft usw.
5 Dinge, auf die Sie vor dem Outsourcing achten sollten
Sobald Sie sich für ein Outsourcing entschieden haben, sollte der nächste Schritt darin bestehen, ein Outsourcing-Unternehmen auszuwählen, das gut zu Ihren Zielen und Vorgaben passt, aber vor allem auch in der Lage ist, Ihre Bedürfnisse und Anforderungen zu erfüllen. Wir glauben, dass bei der Auslagerung von Buchhaltungs- und Buchhaltungsdienstleistungen die Qualität der Leistung und Effizienz an erster Stelle stehen muss. Es müssen jedoch noch einige weitere wesentliche Faktoren berücksichtigt werden.
1. Welche Buchhaltungs- und Buchhaltungsdienstleistungen Sie benötigen
Geht es um die Erstellung von Monatsabschlussberichten, Bilanzen, Lohn- und Gehaltsabrechnungen, die Berichterstattung an Behörden oder die Verwaltung Ihrer Verbindlichkeiten und Forderungen? Sie benötigen vielleicht jemanden, der Ihre Bankabstimmungen und Analysen erstellt oder die Daten einfach in die Buchhaltungssoftware eingibt? Was auch immer es sein mag, Sie müssen sich darüber im Klaren sein, was Sie persönlich tun, wofür Ihre internen Mitarbeiter verantwortlich sind und was jemand anderes tun soll.
2. Wettbewerbsfähige Kostenspanne.
Jedes Wirtschaftsprüfungs- und Buchhaltungsunternehmen hat seine eigenen Zahlungssysteme – einige berechnen stundenweise, andere monatlich. Daher können Sie die Zahlungsfrist wählen, die am besten zu Ihren Bedürfnissen und Ihrem Budget passt, aber treffen Sie Ihre Entscheidung nicht nur auf der Grundlage der Kosteneffizienz.
3. Fachwissen.
Stellen Sie sicher, dass das Unternehmen, das Sie beauftragen möchten, erfahren und professionell ist und über die richtigen Qualifikationen verfügt. Denken Sie daran, dass Sie jederzeit Empfehlungen von früheren oder bestehenden Kunden einholen, sich deren Reputation auf dem Markt, ihre finanzielle Stabilität und vor allem ihre Fähigkeit ansehen können, qualitativ hochwertige und konsistente Ergebnisse zu liefern.
4. Datensicherheit.
Unserer Meinung nach spielt die Datensicherheit beim Online-Outsourcing von Buchhaltungsdienstleistungen eine wichtige Rolle. Das äußerst angesehene Unternehmen behandelt die Daten seiner Kunden mit der größtmöglichen Vertraulichkeit und stellt sicher, dass jede Transaktion sicher ist. Dies ist wichtig, da Sie ihnen nicht nur Cashflow-Informationen, sondern auch vertrauliche Daten mitteilen.
5. Flexible Service-Level-Vereinbarung.
Buchhaltungs- und Buchhaltungsdienstleister müssen ihre Flexibilität und den Wunsch unter Beweis stellen, Ihren zukünftigen Bedürfnissen und Anforderungen gerecht zu werden. Wir empfehlen Ihnen dringend, die Allgemeinen Geschäftsbedingungen zu prüfen, bevor Sie den Vertrag unterzeichnen, damit Sie wissen, wie Sie den Vertrag kündigen können, wenn Sie mit der Arbeit nicht zufrieden sind.
6 Buchhaltungsaufgaben, die Ihr Unternehmen morgen auslagern kann
- Buchhaltung.
- Berichterstattung an Behörden und Management.
- Dienstleistungen zur Lohn- und Gehaltsabrechnung.
- Kreditorenbuchhaltung (Zahlungserstellung).
- Forderungen aus Lieferungen und Leistungen (Nachverfolgung der Schuldner).
Wenn Sie mehr erfahren möchten, lesen Sie gerne unseren Artikel darüber Buchhaltungsdienstleistungen, die Unternehmen auslagern können.
Bonus-Tipp: Wenn Sie eine Wirtschaftsprüfungsgesellschaft der Großen Fünf mit der Durchführung einer Prüfung beauftragen, sollten Sie für Ihre Buchhaltungs- und Buchhaltungsaufgaben weiterhin die andere Firma beauftragen. Aufgrund unabhängiger Vorschriften und Standards innerhalb der Wirtschaftsprüfungsbranche kann eine Wirtschaftsprüfungsgesellschaft, die eine Prüfung durchführt, nicht auch die Buchführung und Buchhaltung für dasselbe Unternehmen durchführen.
Zusammenfassung
Für Kunden, die sich für die Auslagerung ihrer Buchhaltungsaufgaben entscheiden, ergeben sich erhebliche Vorteile. Angefangen bei der Kosteneffizienz bis hin zur Flexibilität bei Verträgen oder der Skalierung der Funktionsanzahl. Buchhaltung und Buchhaltung sind ein wichtiger Teil des Geschäftslebens, aber auch komplex. Es erfordert Zeit und spezifisches Wissen. Ohne Erfahrung in der Buchhaltung können viele Fehler passieren, die zu einem Rückgang Ihres Geschäfts oder sogar zum Konkurs führen können.
Baltic Assist ist ein zuverlässiger Buchhaltungsdienstleister für kleine und mittlere Unternehmen mit über 500 Kunden aus Skandinavien und Westeuropa. Sie können unsere Buchhaltungs- und Buchhaltungsdienstleistungen überprüfen oder Hinterlassen Sie uns ein Angebot.