„Da immer mehr Menschen bereit sind, den „Sprung“ zu wagen und sich dem Konzept der virtuellen Assistenz zu öffnen, lernen sie schnell, dass die Bereitstellung der Tools zum Aufbau einer guten Kommunikation der Schlüssel für eine erfolgreiche Zusammenarbeit mit einem virtuellen Assistenten ist“, sagen sie Janice Byer und Elayne Whitfield-Parr, die Autoren von „How to Build a Successful Virtual Assistant Business“.
Und es ist keine Überraschung, dass jedes erfolgreiche Unternehmen ebenso auf eine klar definierte und richtige Kommunikationsstrategie wie auf Disziplin, Entschlossenheit und Konzentration angewiesen ist. Gerade wenn Sie mit einem virtuellen Assistenten arbeiten, spielt die tägliche Kommunikation eine wichtige Rolle, denn die Qualität der Ergebnisse hängt davon ab, wie gut Sie die Aufgaben dargelegt haben.
Wenn Sie also immer noch darüber nachdenken, die Rekrutierungs- und Betriebskosten zu minimieren sowie Ihre Zeit, Investition und Ihr Geld zu maximieren, oder Sie sich bereits entschieden haben, einen qualifizierten Fachmann auszulagern, der verschiedene Aktivitäten für Ihr Unternehmen aus der Ferne verwalten kann, finden Sie hier einige Tipps dazu So stellen Sie eine erfolgreiche und effiziente Kommunikation mit Ihrem VA sicher.
BEVOR DU ANFÄNGST
Laut Janice Byer und Elayne Whitfield-Parr: „Egal, ob Sie einen etablierten virtuellen Assistenten haben oder einen einstellen möchten, Sie müssen immer nach vorne denken.“ Welche Art von Arbeit werden Sie zuweisen, wie werden Sie die Aufgaben kommunizieren und wie wird die Arbeit erledigt?“
Bevor Sie sich für die Auslagerung von Remote-Mitarbeitern entscheiden, empfiehlt unser Baltic Assist-Team, sich Notizen über alles zu machen, was Sie in Ihrem Unternehmen tun. Das bedeutet, dass Sie jede einzelne Aufgabe, die Sie während der Arbeitszeit erledigen, ein oder zwei Wochen lang im Auge behalten und sie in die folgenden Kategorien aufteilen:
- Die wichtigsten Aufgaben (z. B. Entwicklung und Verwaltung Ihrer Geschäftsstrategie usw.)
- Wichtige, aber routinemäßige Aufgaben (z. B. Buchhaltung, Erstellung von Berichten, Organisation von Besprechungen, Bearbeitung von Kundenanfragen, Erstellung von Finanzberichten usw.)
- Hilfreiche, aber nicht wesentliche Aufgaben (z. B. Werbung für Ihr Unternehmen in sozialen Medien, Untersuchung potenzieller Kunden und Geschäftsmöglichkeiten usw.)
Und obwohl: „Vielen Unternehmern fällt es schwer, Aufgaben zu delegieren, weil sie das Gefühl haben, die Kontrolle abzugeben.“ Ich bin hier, um Ihnen zu sagen, dass die Aufgabe der Kontrolle nicht weiter von der Wahrheit entfernt sein könnte! Delegieren bedeutet nicht, die Kontrolle aufzugeben. „Es bedeutet, die Kontrolle zu erlangen“, sagen Janice Byer und Elayne Whitfield-Parr. Daher ist es wichtig, die Schlüsselaufgaben zu identifizieren, da Sie den Großteil Ihrer Energie und Zeit für verschiedene Aktivitäten aufwenden müssen, die einen wesentlichen Beitrag zu Ihrem Unternehmen leisten.
8 TIPPS, WIE SIE ERFOLGREICH MIT IHRER VA KOMMUNIZIEREN
1. Ein guter Start ist der halbe Erfolg
Wenn Sie vorhaben, eine langfristige berufliche Beziehung zu Ihren virtuellen Mitarbeitern aufzubauen, könnte das gegenseitige Kennenlernen das Erste und Wichtigste sein, was Sie tun können. Zu diesem Zweck können Sie einen Skype-Anruf anbieten, um Ihren geschäftlichen Hintergrund und Ihre beruflichen Ziele mitzuteilen sowie Ihre Stärken und Schwächen und die Ihrer VA zu besprechen, um das Beste aus dieser Beziehung herauszuholen. Außerdem können Sie kurz Ihre Ausnahmen und Anforderungen, die Gründe, warum Sie sich für die Auslagerung entschieden haben, und vor allem die dringenden Aufgaben erläutern, die Sie an Ihren VA delegieren möchten. Darüber hinaus kann es von entscheidender Bedeutung sein, zu besprechen, welchen Teil oder welche Position VA in Ihrem Unternehmen einnehmen wird. vielleicht ist er Ihr persönlicher Assistent, Buchhalter, Social-Media-Experte, SEO-Manager usw.
2. Schaffen Sie ein Gefühl offener Kommunikation
Das bedeutet, dass Sie Ihren VA als Teil Ihres Teams und als Teil Ihres Unternehmens behandeln. Zeigen Sie außerdem Wertschätzung für die Bemühungen, konzentrieren Sie sich aber vor allem nicht auf die Entfernung, die Zeitlücke, die Sprachbarriere usw. Außerdem kann es nützlich sein, die Vorteile von Instant-Messaging-Plattformen wie Yammer, HipChat, eBuddy usw. zu nutzen. Viber oder Slack, damit Sie sicher sein können, dass relevante Informationen nicht im Stapel ungelesener E-Mails vergraben bleiben. Wenn jedoch weitere Details besprochen werden müssen, sind Sprach- oder Videoanrufe eine effektive Möglichkeit der Kommunikation.
3. Richten Sie regelmäßige Besprechungspläne und Videoanrufe ein
Vielleicht fühlen Sie sich am wohlsten, wenn Sie wöchentlich telefonieren, um Ihre Ziele und Ausnahmen für die jeweilige Woche zu besprechen, oder Sie ziehen es vor, jeden Morgen kurze Anrufe zu tätigen, um die dringenden Aufgaben für diesen bestimmten Tag zu besprechen. Es spielt keine Rolle, welchen Weg Sie wählen, aber nehmen Sie sich immer etwas mehr Zeit, um den Hauptzweck jedes Gesprächs darzulegen. Auf diese Weise stellen Sie sicher, dass Sie sich auf die Kernpunkte der jeweiligen Aufgabe oder des jeweiligen Projekts konzentrieren. Darüber hinaus kann es sinnvoll sein, Ihren VA zu bitten, Ihnen nach dem Gespräch eine Zusammenfassung zuzusenden, damit Sie beide ein umfassendes Verständnis davon haben, was von der Leistung erwartet wird.
4. Beherrschen Sie das E-Mail-System
Es ist eine hervorragende Kommunikationsmethode für diejenigen, die nicht häufig Zeit für Videoanrufe haben oder möglicherweise ein großer Zeitunterschied zwischen Ihnen und Ihrem VA besteht. Deshalb können Sie sich jederzeit auf die Vorbereitung und den Versand von E-Mails mit klaren Anweisungen einigen, bevor Sie mit einer neuen Aufgabe oder einem neuen Projekt beginnen. Es könnte sich auch lohnen, Ihren VA zu bitten, auf jede von Ihnen gesendete E-Mail zu antworten. Auf diese Weise können Sie den Fortschritt verfolgen und benachrichtigen, wenn Sie Maßnahmen ergreifen und eingreifen müssen, um die Dinge wieder in Gang zu bringen. Außerdem empfiehlt unser VA-Team, dass sich jede E-Mail nur auf ein Thema bezieht, da der Versuch, alles in einer E-Mail zu behandeln, zu großer Verwirrung führen kann. Wenn Sie also jede E-Mail zu jedem Problem aufbewahren, können Sie leichter reagieren und die Informationen zu verschiedenen Aufgaben und Projekten sortieren.
5. Umreißen Sie die Aufgaben klar
Es ist wichtig, so informativ wie möglich zu sein, das heißt, dass Sie Ihre Anforderungen, Erwartungen und Fristen klar kommunizieren und eine detaillierte Beschreibung der anstehenden Aufgaben und Projekte bereitstellen. Am wichtigsten ist jedoch, dass Sie nicht zögern, Ihren VA um eine Bestätigung des Verständnisses zu bitten . Außerdem ist es nur natürlich, dass es umso einfacher wird, je länger Sie mit Ihrem VA zusammenarbeiten. Daher ist es wichtig, gleich zu Beginn ein starkes Fundament zu schaffen. Seien Sie außerdem realistisch, was die Zeiterwartungen angeht, oder fragen Sie Ihren VA, ob die von Ihnen hervorgehobene Aufgabe innerhalb des dafür festgelegten Zeitrahmens bewältigbar ist.
6. NUTZEN SIE VERSCHIEDENE KOMMUNIKATIONSTOOLS
Heutzutage gibt es viele verschiedene Möglichkeiten, die Kommunikation aufrechtzuerhalten, angefangen bei E-Mails und verschiedenen Messaging-Plattformen bis hin zu Sprach- oder Videoanrufen über Skype, Google Hangouts, GoToMeeting, SightSpeed oder einfach über das Telefon. Außerdem können Sie Ihren Google Kalender freigeben, sodass Ihr VA Sie bei der Organisation von Besprechungen, der Verwaltung Ihres Zeitplans und der Einrichtung von Erinnerungen unterstützen kann. Wenn Sie außerdem über alle Änderungen und bevorstehenden Ereignisse auf dem Laufenden bleiben möchten, können Sie Ihren Kalender jederzeit mit Ihrem Smartphone oder Tablet synchronisieren. Darüber hinaus ist Trello ein weiteres spannendes Tool zum Organisieren und Teilen Ihrer alltäglichen Aufgaben und To-Do-Listen. Darüber hinaus bietet es im Vergleich zu jedem anderen Projektmanagement-Tool einen klaren visuellen Überblick.
7. GEMEINSAME SYSTEME ERSTELLEN (Dropbox, Google Drive, Microsoft One Drive)
Auf diese Weise können Sie sich die Mühe ersparen, ständig Fristen, Projektlisten und -aktualisierungen, Nachrichtenpasswörter usw. per E-Mail zu versenden. Außerdem können Sie vereinbaren, die täglichen/wöchentlichen Aufgaben Ihres VA zu planen, indem Sie die gemeinsamen Dokumente erstellen, sodass Sie beide den Überblick behalten was erwartet wird und was bereits abgeschlossen ist. Natürlich ist es wichtig, Vertrauen und Sicherheit zu gewährleisten, wenn Sie Ihre wichtigen Informationen, Kartendaten und Passwörter mit jemandem teilen, den Sie noch kennenlernen.
8. Geben Sie Feedback und motivieren Sie
Es ist wichtig, den Erfolg und die Einhaltung von Fristen zu würdigen, aber am wichtigsten ist es, Fähigkeiten zu belohnen. Darüber hinaus ermöglichen regelmäßige Überprüfungen beiden Seiten, etwaige Bedenken zu besprechen, die Erfolge zu bewerten und sich kurzfristig über notwendige Änderungen und mögliche Verbesserungen zu informieren. Neben positivem Feedback kann ein freundliches Wort oder eine Aufmerksamkeit viel dazu beitragen, eine Person zu motivieren, sich mehr Mühe bei der Arbeit zu geben, und – was am wichtigsten ist – offensichtlich die Produktivität und Effizienz steigern.
FAZIT
Und schließlich sollen diese Tipps und Tools, die unser VA-Team erstellt und hier mit Ihnen geteilt hat, Ihnen dabei helfen, eine effektive und effiziente Kommunikation mit Ihrem virtuellen Assistenten sicherzustellen. Nehmen Sie sich also ein Beispiel aus unserer Erfahrung und nutzen Sie das E-Mail-System, um die Anforderungen und Ausnahmen für die Woche festzulegen, während Sie Sprach-/Videoanrufe nutzen, um die zu erbringenden Leistungen und die laufenden (spezifischen) Projekte im Detail zu besprechen. Denken Sie auch daran, dass es nur an Ihnen liegt, wie jedes Tool oder jede Technik in Ihrem Unternehmen eingesetzt wird. Letztendlich liegt es jedoch in Ihrer Verantwortung, einen Schritt zurückzutreten und Ihren Remote-Mitarbeitern die Arbeit zu überlassen, mit der Sie sie beauftragt haben.