Wie Sie Dienstleistungen und Mitarbeiter erfolgreich auslagern

Für diejenigen, die diesen Beitrag lesen, ist Outsourcing wahrscheinlich etwas Interessantes. Wir verstehen das. Unternehmen auf der ganzen Welt tendieren aus verschiedenen Gründen zum Outsourcing. Das kann sein, Kosten zu senken und einen breiteren Markt zu erreichen, neue Strategien umzusetzen oder sogar etwas ganz anderes. Outsourcing kann aufgrund rechtlicher, wirtschaftlicher oder sozialer Unterschiede zwischen Ländern, Regionen oder sogar Kontinenten von Vorteil sein.

Dennoch schafft es nicht jeder, dass es klappt. Aber warum? Vielleicht liegt es daran, dass sich das gesamte Wissen über erfolgreiches Outsourcing nicht in einem Satz zusammenfassen lässt. Erfolg ist in diesem Markt nicht einfach. Es handelt sich um ein umfassendes Thema, das eine tiefere Auseinandersetzung erfordert. Lassen Sie uns das tun und Ihnen etwas Wissen über die größten Herausforderungen eines erfolgreichen Outsourcings vermitteln und Ihnen einige Hinweise geben, die Sie auf den richtigen Weg bringen.

Es ist nicht ohne Herausforderungen

Wenn Sie sich kopfüber in ein Outsourcing-Unternehmen stürzen würden, würden Ihre Ausgaben wahrscheinlich steigen, Sie würden jedoch keinen monetären oder tatsächlichen Nutzen daraus ziehen oder Ihre Ausgaben senken. Wir hören von Unternehmen, die aufgrund unprofessioneller und hitzköpfiger Entscheidungen, sich auf Outsourcing zu konzentrieren, Verluste in mehrstelliger Höhe anhäufen. Auch wenn es erhebliche Vorteile bietet, ist es ohne Vorbereitung oder Unterstützung kaum möglich, es einfach zum Laufen zu bringen.

Haupthindernis – den richtigen Standort finden

Die Hauptherausforderung hängt meist vom Standort ab. Manchmal entscheiden sich Unternehmen für die Auslagerung vor Ort, beispielsweise indem sie ein günstigeres Büro am anderen Ende der Stadt finden. Die wirklich effizienten und wirtschaftlichen Lösungen sind jedoch nahezu zu 100 % international, teilweise sogar interkontinental. Wenn ein bestimmter Markt preisgünstige Arbeitskräfte anbietet, ohne zu große oder gar keine Kompromisse in Bezug auf Service oder Produktqualität eingehen zu müssen, dann ist das grünes Licht. Trotz dieser Tatsachen glauben einige Unternehmer nur langsam, dass billigere, ausgelagerte Arbeitskräfte überhaupt etwas nützen.

Nun, wir sind hier, um diese Überzeugungen zu ändern. Es lohnt sich noch nicht, einen Outsourcing-Beschäftigungsplan umzusetzen, indem man lediglich das günstigste Land kennt. Neben den geringeren Kosten für die Beschäftigung von Mitarbeitern und Steuerbefreiungen gibt es noch weitere Faktoren, die bei der Wahl des Standorts für die Auslagerung berücksichtigt werden müssen.

Baltic Assist beschränkt sich auf diese Faktoren, um den besten Standort für das Outsourcing zu ermitteln:

• Lockere oder flexible rechtliche und politische Bedingungen für Beschäftigung und Wirtschaft
• Niedrige Steuern für den Arbeitgeber
• Niedrigere Arbeitskosten
• Ähnlichkeiten in der Kultur oder Geschäftspraxis

Alles andere von unterschiedlicher Bedeutung wird wahrscheinlich in eine dieser Kategorien fallen. Lassen Sie uns etwas tiefer eintauchen und Beispiele nennen.

Politische Stabilität + wenig rechtliche Hürden

Geopolitik ist wichtig. Investitionen in internationale Märkte ohne politische Stabilität bergen immer ein hohes Risiko. Aus diesem Grund zieht ein kleineres EU-Land wie Belgien mit 11.4 Millionen Einwohnern viel mehr ausländische Investitionen an als die 46 Millionen Ukraine. Unternehmen lieben politische Stabilität. Auch das örtliche Arbeitsrecht ist von großer Bedeutung. Es spielt eine wichtige Rolle bei der endgültigen Entscheidung. Beispielsweise ist die Einstellung einer Person in Russland für ein ausländisches Unternehmen viel komplizierter als in der EU. Das ist einfach so. Daher entstehen viel mehr in den USA oder in Europa ansässige Tochtergesellschaften in der gesamten EU, anstatt in einen großen Markt wie Russland zu verlagern. Vernünftige Entscheidungsträger sollten also eine Alternative zu Russland in Betracht ziehen.

Nehmen wir also an, Sie haben es auf zwei Standorte eingegrenzt: Litauen und die zuvor erwähnte Ukraine. Nehmen wir außerdem an, dass beide Länder auf dem Papier gleich kompetente Kandidaten haben. Laut WorldData hat die Ukraine einen viel niedrigeren durchschnittlichen Jahreslohn, daher sollte die Waage wahrscheinlich zu ihren Gunsten ausfallen, oder? Sie werden sich jedoch wahrscheinlich aus folgenden Gründen für Litauen entscheiden:

• Die stabilere geopolitische Lage,
• EU-reguliertes und übersehenes Rechtssystem

Auf der Suche nach dem perfekten Standort mit geringen Unternehmenssteuern

Als nächstes müssen Sie herausfinden, wie viel Steuern Sie zahlen müssen. Das Scouting der Unternehmenssteuern geht Hand in Hand mit dem vorherigen Schritt. Ein großer Teil der Unternehmen strebt niedrigere Steuern an. Die Steuerbelastung in einigen Inlandsmärkten ist für Arbeitgeber ein echtes Problem. Das ist keine Überraschung, wenn man bedenkt, dass die Körperschaftssteuer ein wichtiger Faktor bei der Bestimmung des nächstbesten Ortes für Outsourcing ist. Wenn Sie das Steuersystem kennen, können Sie einen von zwei Ansätzen wählen:

1. Die erste Möglichkeit besteht darin, Ihre Niederlassung im jeweiligen Land zu eröffnen. Sie agieren als Organisation im Land und zahlen alle Steuern. Nachfolgend vergleichen wir die Körperschaftssteuern, die bis Ende 2018 auf Unternehmen in den aufgeführten Ländern erhoben wurden. Verwendet wurde die Körperschaftssteuertabelle von KPMG.

 

Die obige Grafik zeigt den Prozentsatz der Körperschaftssteuer (gerechnet vom Jahreseinkommen) weltweit. Diesen Informationen zufolge gründen Sie am besten eine Tochtergesellschaft in Ungarn oder Litauen, wo die Körperschaftssteuersätze 9 bzw. 15 % betragen. Die Vereinigten Arabischen Emirate und ihre Körperschaftssteuer von 55 % wären die am wenigsten kosteneffiziente Lösung. Für die Skalierung wird der weltweite Durchschnitt von 23.79 % herangezogen.

2. Die zweite Möglichkeit besteht darin, Freiberufler zu finden und eine vertragliche Anstellung anzunehmen oder die Dienste virtueller Agenturen in Anspruch zu nehmen. Während die Beauftragung eines Freiberuflers gemischte Ergebnisse bringen kann, sind virtuelle Agenturen definitiv ein Erfolgsrezept. Wenige oder keine rechtlichen Probleme, ausgewiesene Spezialisten, Problemlösung in Echtzeit. Diese Option ist einen Blick wert.

Aufgrund dieser Daten und Fakten können wir davon ausgehen, dass die Auslagerung an einen Ort mit höherer Körperschaftssteuer (z. B. von Dänemark in die Vereinigten Arabischen Emirate) zur Kostensenkung ineffizient ist. Am besten wäre es, wenn Sie einen Ort mit niedrigeren Körperschaftssteuersätzen als Ihrem derzeitigen Heimatmarkt finden würden. Ein Land wie Litauen oder Ungarn ist für ein solches Unterfangen meist viel besser.

Finden Sie heraus, wo Sie günstigere Arbeitskräfte finden können

Wenn wir über Geschäftsausgaben sprechen, ist nichts teurer als die Mitarbeiter. Menschen sind die wertvollste und anspruchsvollste Ressource. Ohne geeignete und qualifizierte Fachkräfte geraten selbst die besten Marken und Organisationen ins Stocken. Jeder schätzt Talente und Unternehmen scheuen keine Kosten, um die Besten und Klügsten einzustellen.

Es wird häufig spekuliert, dass die Einstellung eines „guten“ und qualifizierten Mitarbeiters teurer ist als die Einstellung eines Mitarbeiters mit geringerer Kompetenz, was überhaupt nicht stimmt. Auch wenn diese Tatsache in einem inländischen und geschlossenen Markt durchaus zutrifft, zerfallen solche Spekulationen im globalen Maßstab in Bezug auf Outsourcing zu Staub.

Ein Beispiel: Das durchschnittliche Monatsgehalt in Israel lag Ende 2017 bei rund 2,575 Euro pro Monat. In Dänemark lag er bei 5,485 Euro (beide Zahlen vor Steuern), also mehr als doppelt so hoch. Die Zahlen deuten also darauf hin, dass dänische Arbeitskräfte besser qualifiziert sind als israelische, was für die Unternehmen folglich mehr Kosten verursacht, sie einzustellen, oder? Falsch. Solche Schlussfolgerungen widersprechen laut Weltatlas der Wahrheit. Israel verfügt weltweit über die viertkompetentesten Arbeitskräfte, während Dänemark nicht einmal die Top 2 erreicht.

Dennoch ist es aus objektiver Sicht etwas komplizierter, die beste Person für die Stelle einzustellen, als einfach nur „teur=besser“ oder „billiger=besser“ zu sagen. Statistiken besagen beispielsweise, dass die Finnen das erfolgreichste Schulsystem der Welt haben; Daher werden Lehrer wahrscheinlich höher geschätzt und sind kompetenter als Fachkräfte aus einem Land mit schwächeren Schulsystemen.

Dies bedeutet jedoch nicht, dass beispielsweise ein Lasertechnologe aus Finnland auch besser wäre als einer aus Litauen. Im Gegenteil: Auch wenn die Litauer den Finnen in der Schulbildung nicht gewachsen sind, sind sie im Bereich der Lasertechnik weitaus qualifizierter. Unternehmen tendieren dazu, den Zielort für das Outsourcing in erster Linie auf der Grundlage der Kosten auszuwählen.

Um den größtmöglichen Nutzen daraus zu ziehen, müssen Sie die endgültigen Arbeitskosten an die Fähigkeiten des Spezialisten und seine Qualifikationen anpassen. Nur dann kann eine richtige Entscheidung getroffen werden.

Unternehmen tendieren dazu, den Zielort für das Outsourcing in erster Linie auf der Grundlage der Kosten auszuwählen. Da es sich bei den meisten ausgelagerten Jobs um allgemeine Qualifikationen handelt, ist es nicht schwierig, die bestmöglichen Ziele einzugrenzen. In Europa sind dies beispielsweise vor allem die baltischen Staaten, Polen und Osteuropa (Rumänien, Bulgarien). Interessieren Sie sich für Zahlen? Hier ist eine Tabelle für das durchschnittliche Monatsgehalt (in Euro) in der EU.

Das Diagramm gibt Unternehmen, die nach Outsourcing-Möglichkeiten suchen, ein klares Bild davon, wo sie auslagern können, um die Kosten am meisten zu senken. Beispielsweise ist das Durchschnittsgehalt in Bulgarien fast achtmal niedriger als das in Dänemark.

Global agieren oder regional bleiben?

Wenn Sie beispielsweise aus Skandinavien kommen und die Personalkosten senken möchten, fragen Sie sich vielleicht: „Warum nicht in Fernostasien wie Indonesien, Vietnam oder Thailand auslagern?“ Es ist eine Möglichkeit, die viele amerikanische, kanadische, skandinavische und europäische Unternehmen in Betracht ziehen. Die Durchschnittslöhne liegen dort sogar unter dem niedrigsten Durchschnitt in der EU. Wenn Sie also über das Sparen nachdenken, warum gehen Sie dann nicht den ganzen Weg, oder?

Nun ja und nein. Wir glauben nicht, dass es beim Outsourcing nur um Kostensenkung geht. Es muss einen Silberstreifen geben. Unvorsichtiges Outsourcing könnte dazu führen, dass der Informationsfluss innerhalb der Organisation verloren geht oder ein Engpass entsteht. Auch wenn es verlockend klingt, mehr Geld zu sparen, ist Outsourcing für das skandinavische Unternehmen nicht die beste langfristige Lösung für Ihr Unternehmen.

Möglichkeiten, wie Outsourcing funktioniert und wie Sie das Beste aus Ihren ausgelagerten Mitarbeitern herausholen

Eine virtuelle Agentur finden

Wenn Sie Zugang zu Innovationen, eine schnellere Aufgabenerledigung oder erschwingliche Spezialisten mit Kernkompetenzen und -fähigkeiten suchen, ist eine virtuelle Agentur die beste und sicherste Wahl. Lokale Akteure haben den lokalen Markt besser im Griff. Sie verfügen außerdem über ein breiteres Netzwerk an Spezialisten, möglicherweise auch in Ihrem Bedarfsgebiet.

Bei der Wahl der Leistungen einer Agentur können Sie Wochen oder sogar Monate sparen. Eine Agentur kann Unternehmen schnell mit Talenten verbinden. Darüber hinaus können Sie den Auswahlprozess aktiv mitgestalten und sicherstellen, dass der Kandidat über die erforderlichen Kompetenzen verfügt und einen Mehrwert für Ihr Unternehmen schaffen kann.

Zuerst das Wasser testen

Im Geschäftsleben trifft das Sprichwort „Vorsicht ist besser als Nachsicht“ perfekt zu. Outsourcing könnte für Sie von Vorteil sein oder auch nicht. Vielleicht haben Sie sich verrechnet oder die falsche Person für die Aufgabe ausgewählt? Wenn es sich bei Ihrem Fehler um einen kleinen Fehler handelt, haben Sie die Möglichkeit, das Problem mit geringem Verlust zu beheben und zu beheben. Wenn Sie sich jedoch dafür entscheiden, die gesamten Outsourcing-Kapazitäten für ein einziges Unternehmen auszuschöpfen, könnten Ihre Fehler erhebliche Resonanz hervorrufen.

Wir empfehlen, es zunächst mit einer Handvoll oder einzelnen ausgelagerten Mitarbeitern auszuprobieren. Dies gilt, wenn Sie noch keinen genauen Geschäftsplan für ausgelagerte virtuelle Assistentendienste haben.

Wählen Sie eine Nische für das Outsourcing

Outsourcing ist nicht für jeden Beruf geeignet. Abgesehen von der physischen Fertigung beziehen sich die wichtigsten Jobs im Outsourcing-Bereich auf virtuelle oder computer-/digitale Dienstleistungen. Aus diesem Grund werden Remote-Mitarbeiter zum Synonym für virtuelle Assistenten. Von den vielen angebotenen Diensten sind einige weitaus beliebter als andere.

Das Kreisdiagramm zeigt die sechs beliebtesten Positionen für virtuelle Assistenten.

• Spitzenreiter mit 27 von 100 ist der Kundensupport. Aufgrund der rasanten Globalisierung und der Tatsache, dass die englische Sprache zur wichtigsten Methode der internationalen Kommunikation wird, ist die Beschäftigung englischsprachiger Menschen in weniger arbeitsintensiven Ländern zu einem Arbeitgeberliebling geworden
• Als nächstes folgt die Buchhaltung mit 20 von 100 Punkten. Ein guter Buchhalter erfordert Erfahrung, Akribie, Liebe zum Detail und analytische Fähigkeiten. Diese Anforderungen sind für Buchhalter auf der ganzen Welt ähnlich und werden gleichermaßen geschätzt. Daher macht die Einstellung von Mitarbeitern aus Land A oder Land B nur einen geringen Qualitätsunterschied aus.
• An dritter Stelle finden wir Webdesign. Zusammen mit Grafikdesign nehmen sie 14 bzw. 11 von 100 ein. Das sind sehr trendige Positionen. Aufgrund der relativ hohen Kosten und des Mangels an Fachkräften gibt es zahlreiche Outsourcing-Möglichkeiten. Es besteht ein ständiger Mangel an Grafik- und Webdesignern, da das Angebot nicht mit der Nachfrage mithalten kann. Darüber hinaus verdienen qualifizierte und erfahrene Grafik- und Webdesigner viel mehr als das Durchschnittsgehalt, sodass ein Unternehmen spart, wenn es sich für eine Auslagerung entscheidet.
• Auch die Programmierung fällt mit 8 von 100 in die gleiche Position wie die Auslagerung billigerer, gleich qualifizierter Arbeitskräfte
• Die Dateneingabe ist überall auf der Welt sehr ähnlich; Somit fällt jeder zehnte ausgelagerte virtuelle Arbeitsplatz in diese Kategorie.

Nearshoring und Vermeidung zu vieler kultureller Unterschiede

Das erste Hindernis beim Offshoring in große Entfernungen stellt sich in Form von Zeitzonenunterschieden dar. Die meisten Unternehmen lösen während der Arbeitszeit Probleme, erledigen Aufgaben und betreuen Kunden. Es stellt eine erhebliche Unannehmlichkeit für Ihr Unternehmen und Ihre Kunden dar, wenn ein Teil des Büros nur nachts geöffnet ist. Wenn Sie sich dafür entscheiden, tagsüber und nachts virtuelle Assistenten zu beschäftigen, werden die Kosten in die Höhe schießen, daher ist es besser, Nearshore zu nutzen, selbst bei etwas geringerer Kostenreduzierung.

Wenn Sie mit der Idee vorankommen, berücksichtigen Sie die sprachlichen, kulturellen und Zollbarrieren. In den meisten Teilen der westlichen Welt gibt es sehr geschäftsorientierte Menschen, wobei nationale und traditionelle Feiertage in den meisten Ländern Standard sind. Allerdings gibt es sehr unterschiedliche Länder und Menschen. Beispielsweise müssen die Menschen in Ländern mit muslimischer Mehrheit ihren Bräuchen folgen und zu bestimmten Zeiten beten, ohne Rücksicht auf ihre aktuellen Aktivitäten, da die Religion einen sehr hohen Stellenwert hat. Außerdem kann es schwierig sein, weibliche Arbeitskräfte zu beschäftigen.

Einige spanischsprachige süd- und mittelamerikanische Länder machen immer noch Mittagspausen, die sogenannte Siesta. Andere Länder verschließen die Augen davor, zu spät zu kommen; andere ignorieren die Kleiderordnung oder Ordnung am Arbeitsplatz. Die Welt ist sehr vielfältig und unterschiedlich, aber möglicherweise passen nicht alle Standorte gut zu Ihrer Unternehmenskultur.

Versuchen Sie, einen Markt zu finden, der Ihrem Heimatmarkt möglichst ähnlich ist. Die EU unterscheidet sich kaum von den Vereinigten Staaten, den EEE-Mitgliedstaaten (Schweiz, Norwegen, Island und andere) und Kanada. Aufgrund dieser Ähnlichkeiten sind die Geschäftspraktiken größtenteils gleich. Außerdem spricht fast jeder Englisch, sodass die Kommunikation immer effizient und kohärent ist.

Wenn Sie sich eingehender mit Nearshoring befassen, werden Sie feststellen, dass nahe gelegene Märkte im Ausland Ihren spezifischen Anforderungen am besten entsprechen könnten. Schwedische Unternehmen haben beispielsweise größere Chancen, schwedischsprachige UX-Designer in unmittelbarer Nähe wie Estland, Litauen oder Lettland zu finden, als in Rumänien, Bulgarien oder fernöstlichen Ländern wie Vietnam.

Letzter Schliff

Wir möchten darauf hinweisen, dass vor der Entscheidung für ein Outsourcing Prioritäten gesetzt werden müssen. Es ist sehr wichtig zu verstehen und zu wissen, was Sie mit ausgelagerten Diensten erreichen möchten. Ihre Präferenzen können von Kostensenkungen über den Aufbau einer Grundlage für ein ausgelagertes Büro der Zukunft bis hin zu Expansionsplänen reichen.

Wenn Sie Ihre Prioritäten im Blick haben, wird es nicht schwer sein, den richtigen Mitarbeiter zu finden. Sie finden nicht nur das richtige Personal, sondern schaffen auch einen Mehrwert für Ihr Unternehmen.

Wir bei Baltic Assist haben Erfahrung in der Umsetzung der Visionen und Ziele vieler Kunden. Wir wissen, was es braucht, um durch Outsourcing erfolgreich zu sein und maximale Effizienz zu erreichen. Wir beraten Sie auch, ob Ihr Geschäftsmodell für Outsourcing geeignet wäre oder nicht.

Kontaktieren Sie uns und wir besprechen Ihre Outsourcing-Möglichkeiten.