Wissen Sie, wer ein Buchhalter ist? Ein Buchhalter ist jemand, der ein Problem, von dem Sie nicht wussten, dass Sie es haben, auf eine Weise löst, die Sie nicht verstehen. Spaß beiseite: Dies ist eine der verantwortungsvollsten und anspruchsvollsten Aufgaben in der Geschäftswelt. Niemand kann daran vorbeikommen, denn Gesetze schreiben die Registrierung und Verfolgung jedes einzelnen finanziellen und wirtschaftlichen Vorgangs vor. Buchhaltungsdienstleistungen sind in der Regel kostspielig und daher ist es eine kluge Entscheidung, darüber nachzudenken, sie auszulagern. Möglicherweise stehen Sie vor dem Dilemma, ob es sinnvoll ist, alles oder nur bestimmte Dienstleistungen auszulagern. Welches wäre die praktischste und kostengünstigste Lösung? Lesen Sie den Artikel, um alles darüber zu erfahren.
Buchhaltung auslagern – jeden Monat Tausende sparen
Von allen Unternehmensdienstleistungen ist die Buchhaltung in der gesamten westlichen Welt ziemlich ähnlich. Die Regeln (geltende Steuern und deren Sätze) können sich ändern, aber die verwendete Software, die Dokumentenverfolgung und die Standardpraktiken sind sehr ähnlich. Dies ist der Hauptgrund dafür, dass virtuelle Buchhaltung und Remote-Buchhalter auf dem Vormarsch sind. Offen gesagt hat der Standort Ihres Buchhalters keinen Einfluss auf die Genauigkeit und Qualität seiner Arbeit.
Der zweite Faktor, warum sich Outsourcing lohnt, sind die Kosten. Buchhaltung und Finanzen sind ein kostspieliges Unterfangen. Da sie obligatorisch sind, können solche Kosten nicht vermieden werden. Dennoch können große und kleine Unternehmen durch Outsourcing eine beträchtliche Summe Geld sparen, indem sie die virtuelle Buchhaltung der physischen vorziehen. Vergleichen wir die Kosten der virtuellen und internen Buchhaltung für drei zufällig ausgewählte Unternehmen. Die Bedingungen sind einfach. In jedem Fall benötigt das Unternehmen 45 Stunden Buchhaltungsarbeit, um sicherzustellen, dass alle Aufgaben erledigt sind. So lässt sich das in Zahlen umsetzen.
Die Grafik zeigt die vergleichbaren Kosten für die Beschäftigung einer gleichen Anzahl interner und virtueller Buchhalter. Die erhobenen Daten betrafen das durchschnittliche Gehalt eines internen Buchhalters in Dänemark und die relativen Standardkosten für virtuelle Buchhaltungsdienste. Durch die Möglichkeit der virtuellen Buchhaltung ersparen Sie sich die Steuern, die bei Inhouse-Einstellungen anfallen. Die letztgenannte Option beläuft sich auf rund 5 Euro pro Monat. Es ist auch deutlich günstiger, als eine Wirtschaftsprüfungsgesellschaft mit der Abwicklung Ihrer Geschäfte zu beauftragen. Sie berechnen in der Regel 50-90 Euro pro Stunde (Das Beispiel zeigt 75 Euro pro Stunde). Jeden Monat kann ein normales dänisches Unternehmen Hunderte oder sogar Tausende von Euro sparen. Für größere Unternehmen sind die Ergebnisse noch überwältigender. Natürlich hängt der eingesparte Betrag von dem Tarif ab, den der virtuelle Agent oder die Agentur berechnet, sowie von anderen damit verbundenen Kosten, aber wenn man alles berücksichtigt, werden die Vorteile mit geeigneten Nearshoring- und Remote-Beschäftigungslösungen atemberaubend sein.
Darüber hinaus könnte ein etablierter virtueller Buchhalter zur Gründung Ihres eigenen virtuellen Büros führen. Kundenservice, Remote-Teams und andere Bereiche könnten über virtuelle Agenten und Nearshoring-Lösungen für virtuelle Agenturen ausreichend versorgt werden. Ein gutes Beispiel sind die größten schwedischen Banken Swedbank und SEB, die im Baltikum tätig sind. Beide haben hier große Servicezentren, die sich ausschließlich auf die Arbeit und Unterstützung der schwedischen Abteilung konzentrieren, was bedeutet, dass sie Outsourcing und Nearshoring schätzen und deren Vorteile erkennen. Bei diesen Banken handelt es sich um Multi-Milliarden-Euro-Unternehmen. Gibt es einen Grund, warum Sie nicht dasselbe versuchen sollten?
Kanalisieren Sie eingesparte Mittel – stärken Sie Ihr Geschäft
Lassen Sie uns auf das Beispiel in der obigen Tabelle zurückgreifen. Nehmen wir an, dass Ihr Unternehmen durch die Auslagerung der Buchhaltung etwa 3 pro Monat eingespart hat. Im Laufe des Jahres sind das 36 Euro an reduzierten Ausgaben. Für jedes Unternehmen ist diese Summe kein Scherz und zumindest eine Überlegung wert. Sie können die virtuelle Buchhaltung testen, bevor Sie sich vollständig verpflichten.
Diese Tausenden eingesparten Euro könnten diversifiziert, in das Unternehmen reinvestiert, als Dividenden oder Boni ausgezahlt, als Vermögenswerte angespart werden usw. Der Hauptgrund für Outsourcing ist die Senkung der Arbeitskosten, ohne dass die Arbeitsqualität darunter leidet. Es ist eine Win-Win-Situation für Ihr Unternehmen.
Darüber hinaus können virtuelle Buchhalter jederzeit in Ihr Hauptquartier gerufen werden. Sie können Schulungen, Besprechungen, Konferenzen sowie die Teilnahme an Firmenveranstaltungen organisieren, um Ihre Remote-Mitarbeiter vollständig einzubeziehen. Nearshoring bedeutet, dass die Flug- und Reisekosten nicht so hoch ausfallen und die Kenntnis der Sprache eine flüssige und effiziente Kommunikation ermöglicht. Der Arbeitgeber kann die Qualifikationen seiner virtuellen Buchhalter auf Wunsch weiterbilden und erweitern. Welchen Weg Sie auch gehen möchten, Sie können jederzeit mit dem Dienstleister Rücksprache halten, um Prozesse zu optimieren und die Leistung zu steigern.
Präzise Buchhaltungsaufgaben, die sich lohnen, auszulagern
Es gibt zahlreiche Buchhaltungsdienstleistungen, die sich lohnen, auszulagern. Es ist eine unserer wesentlichen Dienstleistungen und bleibt ein wesentlicher Bestandteil unseres Geschäftskerns. Dienstleister können eine Vielzahl spezifischer Aufgaben anbieten oder sich auf einen einzigen, ganzheitlichen Buchhaltungsansatz konzentrieren. Zu den beliebtesten und anerkanntesten gehören:
1. Rechnungswesen und Buchführung
Für jedes Unternehmen sind ordnungsgemäße Bücher nicht nur notwendig; Sie sind obligatorisch, wenn das Unternehmen wachsen und expandieren möchte. Durch die Kenntnis der Ausgaben, die Analyse des Cashflows und die Optimierung der Anzahl der Transaktionen kann ein Unternehmen über kurze und lange Zeiträume erhebliche Summen einsparen. Virtuelle Buchhaltung verwaltet Ersteinrichtungen, Bestands- und Anlagenbuchhaltung, Mehrwertsteuer- und Spesenabrechnungen sowie andere damit verbundene Aktionen.
2. Gehaltsabrechnungsdienste
Die termingerechte Verwaltung und Durchführung der Lohn- und Gehaltsabrechnung kann stressig sein, wenn es in der Buchhaltung an Ressourcen mangelt. Es müssen Daten ausgefüllt, Berichte erstellt, Steuern berechnet und angemessene Beträge zugewiesen werden. Diese kombinierten Prozesse erfordern einen regelmäßigen Einsatz von Mitarbeitern und eine kontinuierliche Überwachung. Eine viel günstigere Möglichkeit, diese Vorgänge für Ihr Unternehmen abzuwickeln, besteht darin, die Lohn- und Gehaltsabrechnung einfach auszulagern. Die Zahlung des Gehalts ist ein Muss. Ihre Mitarbeiter und Arbeitskräfte sind die zuverlässigste Ressource, die es zu pflegen gilt.
3. Erstellung von Stellungnahmen/Berichten
Virtuelle Buchhalter können sowohl Finanz- als auch Managementabrechnungen/-berichte erstellen und erstellen. Solche Dokumente sind für Ihr Unternehmen von großem Wert, da sie klare statistische Erkenntnisse liefern und uns Prognosen für die Zukunft ermöglichen. Spezifische Berichte sind für Banken oder Investoren erforderlich, während Erklärungen zwingend bei Steuerbehörden und anderen staatlichen Institutionen eingereicht werden müssen. Wenn diese Dokumente in Ordnung sind, hat Ihr Unternehmen eine höhere Chance, profitabel zu sein und andere zu übertreffen. Virtuelle Buchhalter können monatliche, vierteljährliche und andere periodische Finanz-, Cashflow-, konsolidierte Finanzberichte und spezifische Managementberichte erstellen, archivierte Bücher aus früheren Zeiträumen ordnen, die Körperschaftssteuer (CIT) schätzen und berechnen sowie andere damit verbundene Dienstleistungen erbringen.
4. Zahlungsabwicklungsdienste
Dies ist ein Bereich, in dem es einfach keinen Raum für Fehler gibt. Sie möchten keinen Fehler in Ihrer Rechnung oder der Kundentransaktion verpassen. Virtuelle Buchhaltungsdienste können sich um Geldüberweisungen und Bargeldwechsel kümmern sowie die Rechnungsstellung, die Zahlung von Rechnungen usw. veranlassen.
5. Sekretariatsdienste für Unternehmen
Unternehmens- und Geschäftsdokumentation ist der Kern der Bürokratie. Verwaltungsarbeiten sind ebenso wichtig wie technische oder analytische Aufgaben. Ohne die ordnungsgemäße Verwaltung würden Papiere und Dokumente verloren gehen, Unternehmen würden in Schwierigkeiten geraten und viele Unternehmen (insbesondere größere) würden in Schwierigkeiten geraten. Um dies zu vermeiden, werden Sekretärinnen, Administratoren und Manager eingestellt. Diese Positionen kosten viel. Was jedoch nicht der Fall ist, ist ein virtueller Assistent.
Ein kompetenter und gut ausgebildeter Mitarbeiter, den Sie persönlich auswählen können, übernimmt die Unternehmensdokumentation, die Verwaltung und Erledigung von Korrespondenzangelegenheiten sowie die Speicherung von Daten und die Führung von Mitarbeiterverzeichnissen. Dies wäre eine enorme Entlastung der internen Schultern.
Wenn Sie viele Nachteile sehen
Ja, Buchhaltungsarbeiten erfordern ausgezeichnete Genauigkeit, Engagement und Erfahrung. Allerdings ist die Dokumentation in der EU und im EEE, wie bereits erwähnt, sehr ähnlich. Wenn die Entfernung zwischen Ihrem Einsatzland und dem Standort des virtuellen Assistenten sehr groß ist, kann es zu besonderen Problemen kommen. Durch Nearshoring werden diese jedoch nahezu eliminiert und es dürfte wohl keine Probleme bei der Kommunikation, beim Delegieren von Aufgaben, bei der Ausarbeitung von Dingen usw. geben. Ja, die Unterschiede bestehen, aber Spezialisten können darin geschult werden, neue Dokumentationssätze zu verstehen, neue Steuersätze zu lernen und andere Dinge.
Alles in allem funktioniert die ausgelagerte virtuelle Buchhaltung mit der nötigen Geduld mit allen Standortkombinationen. Doch warum Geld verschwenden, wenn es in der Nähe bewährte virtuelle Buchhaltungslösungen gibt? Wir fragen uns auch.
Angst vor mangelnden Fähigkeiten des virtuellen Agenten? Das sollten Sie nicht tun, vor allem, wenn Sie mit dem Baltikum zu tun haben. Auch wenn es sich um recht neue Länder handelt, erleben die drei baltischen Schwestern Litauen, Lettland und Estland ein schnelles Wirtschaftswachstum und eine schnelle Entwicklung. Interessante Fakten: Litauen ist das Land mit den meisten Hochschulabsolventen pro Kopf in der EU. Außerdem sprechen die Litauer (im Durchschnitt) 2.7 Sprachen und liegen damit an zweiter Stelle in der EU. Durch die Beauftragung eines virtuellen Buchhalters aus dem Baltikum erhalten Sie immer einen kompetenten, ausgebildeten, lernbegierigen und hochmotivierten Spezialisten, der die von Ihnen delegierten Aufgaben ausführt. Das Beste daran: Ihre Dienstleistungen sind viel günstiger als die Ihrer lokalen Arbeitskräfte!
Bleiben Sie nicht zurück – gehen Sie virtuell und seien Sie vorne dabei
In dieser Branche, in der Computer und digitale Dokumentation sowie Cloud-Lösungen immer mehr an Bedeutung gewinnen, ist die Idee, Buchhaltungsdienstleistungen intern zu erbringen, überholt. Ja, das Konzept mag in vielen Unternehmen attraktiv und willkommen erscheinen, aber wie wir oben gezeigt haben, können Sie enorme Geldbeträge einsparen, die sonst für die Buchhaltungsmitarbeiter aufgewendet würden. Im Durchschnitt kann ein Buchhalter mittlerer Ebene in Skandinavien mehr als 3 Euro verdienen. Ein ebenso kompetenter virtueller Buchhalter aus einem Nachbarland, beispielsweise im Baltikum, würde 50-60 Prozent weniger kosten. Allerdings bieten Anbieter eine noch bessere Möglichkeit, eine Stundengebühr zu zahlen. Kleinere und mittlere Unternehmen benötigen möglicherweise keinen Vollzeitmitarbeiter oder ein Team von Buchhaltern, daher ist die virtuelle Buchhaltung sehr willkommen. Sie zahlen einen Pauschal-/Festhonorar pro Stunde, anstatt einen Mitarbeiter zu beschäftigen, der die Hälfte der Zeit nichts zu tun hat. Dadurch können bis zu 70 % Ihrer regulären Lohnkosten eingespart werden.
Nearshoring ist das beste Beispiel dafür, wie Remote Accounting funktioniert. Aufgrund der geringen Entfernung zwischen den beiden Ländern gibt es nur geringe kulturelle und zeitliche Unterschiede und daher keine Schwierigkeiten bei der Kommunikation oder der Delegierung von Aufgaben. Lassen Sie uns ein typisches Beispiel geben. Ein Unternehmen in Skandinavien ist auf der Suche nach zuverlässigen, qualitativ hochwertigen, aber nicht zu kostspieligen Buchhaltungslösungen. Sie möchten jedoch den Auswahlprozess aktiv begleiten, um sicherzustellen, dass sie die richtige Person einstellen. Was kann man am besten tun? Natürlich findet es virtuell statt!
Darüber hinaus kann der Prozess bei der Einstellung interner Mitarbeiter viele Wochen oder sogar Monate dauern. Virtuelle Agenturen verfügen in der Regel über die richtigen Kontakte und können viel schneller richtige Vorstellungsgespräche arrangieren. Ihr Mitarbeiter macht sich sofort auf den Weg und beginnt mit der Arbeit.
Schlussfolgerung und Empfehlung
Wenn Sie über eine virtuelle Buchhaltung nachdenken, empfehlen wir Ihnen dringend, nicht zu zögern! Tue es. Sie werden die Vorteile sofort und langfristig sehen. Finanzielle Spielräume oder die Möglichkeit, Mittel zu diversifizieren und sie in Forschung und Entwicklung oder andere Abteilungen zu leiten, sind an jedem Tag der Woche eine willkommene Ergänzung. Dienstleistungen wie Lohn- und Gehaltsabrechnung, Kontoauszugserstellung und Buchhaltung könnten zu geringeren Kosten abgewickelt werden, wenn Sie Nearshore und einfach virtuell vorgehen.
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