Obwohl der Begriff in Geschäftskreisen relativ häufig verwendet wird, ist für viele eine eindeutige Definition des Begriffs „virtueller Assistent“ und dessen, was er einem Unternehmen oder einer Einzelperson bieten kann, schwer zu fassen. In einer Zeit, in der virtuelle Assistenten möglicherweise mit künstlich intelligenten Bots mit eingeschränkten Fähigkeiten verwechselt werden, ist es wichtig zu verstehen, dass virtuelle Assistenten sehr menschlich sind und in der Lage sind, eine Vielzahl geschäftsbezogener Aufgaben zu erledigen, die Ihnen unschätzbar viel Zeit und Geld sparen können.
Was genau ist ein virtueller Assistent?
Nach der prägnanten und genauen Definition eines virtuellen Assistenten (VA) handelt es sich um „ein hochqualifizierter, unabhängiger Fachmann, der aus der Ferne administrative, technische und/oder kreative Unterstützungsdienste für das Unternehmen erbringt“. Die Einführung virtueller Assistenten ging auf den Technologieboom der 1990er Jahre zurück, der es Unternehmen und unabhängigen Auftragnehmern ermöglichte, besser als je zuvor miteinander verbunden zu werden. Arbeiten, die zuvor vor Ort erledigt werden mussten, konnten mithilfe des Internets und anderer Formen der optimierten Kommunikation an Remote-Assistenten delegiert werden.
Virtuelle Assistenten sind mehr als bloße Sekretärinnen, die zufällig einzelne externe Auftragnehmer sind. Die Zunahme von Unternehmen, die sich auf die Bereitstellung virtueller Assistenten spezialisieren, da Personen, die von zu Hause aus arbeiten möchten oder müssen, zu einer stärkeren Spezialisierung bei der Frage geführt haben, welche Dienste ein virtueller Assistent anbieten kann. Da virtuelle Assistenten in der Regel Dienstleistungen für zahlreiche Kunden anbieten, bieten sie flexible Planungsoptionen, die bedeuten, dass Sie nur für die Stunden bezahlen, die Sie wirklich benötigen. Dies stellt einen krassen Gegensatz zu Vollzeit-Verwaltungsassistenten dar, deren Vollzeitgehalt zwischen 35,000 und 50,000 US-Dollar liegen kann, ohne Zusatzleistungen und Prämien. Unabhängig davon, ob Sie selbst Buchhalter, Designer, Anwalt oder virtueller Assistent sind, gibt es einen hochwertigen, kostengünstigen virtuellen Assistenten, der Ihnen zur Seite steht und Sie jederzeit anruft, wenn Sie ihn brauchen.
Welche Umstände erfordern die Unterstützung eines virtuellen Assistenten?
Während „virtueller Assistent“ ein weit gefasster Begriff ist, der alles umfasst, vom pensionierten Experten im Finanzbereich bis hin zu jemandem, der sich mit einer Reihe von Verwaltungsaufgaben auskennt, gibt es alltägliche Aufgaben, die virtuelle Assistenten in der Regel kompetent bewältigen können . Der Markt für virtuelle Assistenten wächst und spezialisiert sich täglich, aber einige gemeinsame Trends bei der Einstellung virtueller Assistenten haben sich bereits etabliert.
Virtuelle Assistenten verfügen in der Regel über etwa fünf Jahre Erfahrung in einem Büroumfeld, oft als Rechtsanwaltsfachangestellter, Büroleiter, Verwaltungsassistent und in anderen ähnlichen Positionen. Dennoch kann die Qualifikation eines virtuellen Assistenten auf der Erfahrung als virtueller Assistent beruhen. Berücksichtigen Sie daher von Fall zu Fall Referenzen und Erfahrungen, wenn Sie die richtige Lösung für Sie oder Ihr Unternehmen finden.
Viele virtuelle Assistenten spezialisieren sich auf Aufgaben, die alle Unternehmen benötigen, die sie jedoch nicht intern erledigen können oder die sie stattdessen an einen externen Auftragnehmer delegieren würden, der mehr als in der Lage ist, die Aufgabe langfristig zu erledigen. Jeder, der das Gefühl hat, dass Zeitbeschränkungen ihn daran hindern, sich auf die Weiterentwicklung seines Geschäfts oder seiner Karriere zu konzentrieren, ist ein erstklassiger Kandidat für die Einstellung eines virtuellen Assistenten. Oftmals benötigen Einzelunternehmer und kleine Unternehmen die Fähigkeiten, die ein virtueller Assistent bietet, am meisten.
Zu den Verwaltungsaufgaben, die ein virtueller Assistent von seinem Kunden übernehmen muss, gehören die Organisation und Pflege von Kontaktlisten, Tabellenkalkulationen und Kalendern, die regelmäßig aktualisiert werden müssen, Transkription und Korrespondenz im Namen des Kunden sowie Buchhaltung wie Abrechnung und Buchhaltung , Versenden von E-Mails einschließlich Newslettern und Beantworten von Kundenanfragen. Für die Verwaltung dieser Aufgaben können VAs je nach Erfahrung und Budget des Kunden mit einem Marktpreis von etwa 20 bis 45 US-Dollar pro Stunde rechnen. Einige virtuelle Assistenten, insbesondere solche im Ausland, sind möglicherweise zu weitaus günstigeren Preisen verfügbar. Unternehmen, die einen Fernassistenten suchen, sollten bedenken, dass die Idee eines allmächtigen „supervirtuellen Assistenten“ möglicherweise nicht so realistisch ist, wie man es gerne hätte. Die meisten virtuellen Assistenten sind auf einen festen Aufgabenbereich spezialisiert und sollten nur für die Arbeit innerhalb dieses Kompetenzbereichs eingestellt werden. Bedenken Sie daher, dass die Einstellung von zwei oder mehr VAs das Geld wert sein kann und dennoch günstiger sein kann als die Kosten für die Einstellung eines Vollzeitassistenten .
Erwägen Sie für kleine Unternehmen und Einzelunternehmer die Einstellung eines allgemeinen virtuellen Assistenten (GVA), bevor Sie mit der strategischen Vision Ihres Unternehmens beginnen. Diese GVAs sind mit den Vorteilen vertraut, die ein Vollzeit-Verwaltungsassistent bieten würde, und können als zeitsparender Assistent dienen, den jedes Unternehmen oder jeder Einzelne benötigt, um seine Marke auf den Weg zu bringen.
Warum kleine Unternehmen und Einzelunternehmer reif für einen virtuellen Assistenten sind
Die Vorteile der Nutzung von Fernunterstützung und -diensten zur Erledigung vieler Aufgaben, die sie erledigen können, reichen über die Geldersparnis hinaus. Während diese Assistenten in der Regel eine finanziell günstigere Alternative zu den Kosten für die Einstellung eines Vollzeitassistenten darstellen, liegt der Mehrwert im Status der VA als externer Auftragnehmer.
Die Möglichkeit für einen virtuellen Assistenten, an einem externen Standort zu arbeiten und seine Ausrüstung bereitzustellen, bedeutet, dass Ihr Büro weniger überfüllt ist und Sie sich keine Sorgen darüber machen müssen, dass ein weiterer Computer, ein Telefon und andere Ausgaben in die Bilanz aufgenommen werden. Auch wenn sie selten oder nie im Büro anwesend sind, steht Ihnen ein hochwertiger virtueller Assistent für die Korrespondenz zur Verfügung, wann immer Sie ihn brauchen. Natürlich gelten für virtuelle Assistenten ebenso wie für Vollzeitbeschäftigte angemessene Arbeitszeiten, aber es ist unwahrscheinlich, dass Ihr Unternehmen von kundenabhängigen virtuellen Assistenten ausgenutzt wird. Und wenn sie nicht reagieren oder Sie ihre Dienstleistungen als unzureichend empfinden, bedeutet ihr Status als Einzelunternehmer, dass die Suche nach einem Ersatz nicht so kostspielig ist wie für einen Vollzeitassistenten.
Zusammenfassung
Für kleine Unternehmen und Einzelunternehmer ist die Möglichkeit, wann immer möglich Kosten zu sparen und gleichzeitig die hohe Qualität der Arbeit aufrechtzuerhalten, von entscheidender Bedeutung. Dies gilt für den unglücklichen Umstand, einen Mitarbeiter ersetzen und verbessern zu müssen, ein weiterer Umstand, der den Wert eines virtuellen Assistenten gegenüber einem Vollzeitmitarbeiter deutlich macht.