Es ist mehr als klar, dass viele Unternehmen heutzutage Schwierigkeiten haben, ihren Geschäftsbetrieb aufrechtzuerhalten. Diese unsichere Pandemie verändert die Arbeitskultur und zwingt Unternehmen dazu, geeignete Bedingungen für die Arbeit ihrer Mitarbeiter von zu Hause aus zu schaffen. Der Aufbau einer Remote-Arbeitskultur (Arbeiten von zu Hause aus) könnte die Lösung sein, um Ihr Unternehmen zu retten.
Es ist eine Herausforderung, über Nacht eine effiziente Remote-Arbeitskultur zu schaffen. Aufgrund der aktuellen Situation in unserer Welt müssen sich Unternehmen und Mitarbeiter auf das Arbeiten aus der Ferne einstellen. Dies sollte schnell erfolgen, um den Arbeitsplatz für die Mitarbeiter zu erhalten und gleichzeitig den Fluss der erbrachten Dienstleistungen für Ihre Kunden auf einem zufriedenstellenden Niveau zu halten. Dennoch könnte die Fähigkeit, aus der Ferne produktiv zu arbeiten, dazu beitragen, die potenziellen Verluste zu verringern.
In diesem Artikel geben wir einfache Tipps, wo Sie anfangen sollten, wenn Sie und Ihr Unternehmen bereit sind, mit der Einführung einer Remote-Arbeitskultur zu beginnen.
Woher wissen wir das?
Bei Baltic Assist schaffen wir seit über 5 Jahren eine Remote-Arbeitskultur. Rund 55 % unserer Mitarbeiter arbeiten mindestens 90 % ihrer Zeit remote. 97 % unserer Mitarbeiter sind durchaus in der Lage, von zu Hause aus zu arbeiten, ohne die Produktivität und den Zeitaufwand für die Vorbereitung der Systeme zu beeinträchtigen.
1. Tipp: Verfolgen Sie die Produktivität Ihrer Mitarbeiter, die remote arbeiten
Wenn ein Mitarbeiter oder ein Team keine Erfahrung mit der Arbeit aus der Ferne hat und Manager nicht wissen, wie sie Mitarbeiter kontrollieren können, führt dies zu Misstrauen und Unsicherheit zwischen beiden. Der Manager ist für die Einhaltung von Fristen und das Erreichen der Ziele verantwortlich. Es ist eine Herausforderung, ohne physische Präsenz den Überblick über Projekte, Aufgaben und sogar die Kommunikation zwischen Teammitgliedern zu behalten.
Die Schaffung eines Systems aus drei Hauptkomponenten könnte das Problem lösen und dabei helfen, Aufgaben und Projekte zuzuweisen und die Arbeit der Mitarbeiter von zu Hause aus zu verfolgen und zu bewerten.
- Projekt- und Aufgabenmanagement. Es gibt Online-Tools, um Aufgaben und Projekte zuzuweisen, zu verwalten und den Fortschritt zu überprüfen. Es wird dem Vorgesetzten noch mehr helfen, die Leistung des Mitarbeiters zuzuordnen, zu kontrollieren und zu messen, als wenn er physisch neben ihm steht.
Es gibt viele verschiedene Projekt- und Aufgabenmanagement-Tools (sogar kostenlos – Basispläne), um wesentliche Geschäftsanforderungen abzudecken. Bei Baltic Assist empfehlen wir diese Tools: Jira, Asana, Trello.
- Zeiterfassung. Sie können die Arbeitszeit an verschiedenen Projekten verfolgen und die Leistung und Effizienz Ihrer Teammitglieder überprüfen, die von zu Hause aus arbeiten. Durch die Integration mit dem Projekt- und Aufgabenmanagement-Tool wird ein klares Bild der Mitarbeiterleistung angezeigt.
Es gibt auch viele verschiedene Tools zur Zeiterfassung. Unsere Wahl ist Hubstaff, Aber es gibt andere tolle Werkzeuge, sowie TimeCamp or Toggl Die meisten von ihnen haben eine kostenlose Version, um den Grundbedarf zu decken.
- Kommunikationsmittel. Um virtuell zu kommunizieren, nutzen wir verschiedene Mechanismen. Slack ist unser wichtigstes Tool für die interne Kommunikation, den Austausch von Dateien und die schnelle Lösung von Problemen. Wrike eignet sich hervorragend für den Austausch sensibler Informationen, die ein hohes Sicherheitsniveau erfordern. Microsoft Teams und Zoom für Videokonferenzen und virtuelle Meetings mit Kunden und Teammitgliedern.
2. Tipp: Informieren Sie Mitarbeiter, die von zu Hause aus arbeiten
Das Schlimmste, was Sie jemals tun könnten, wäre, ohne Grund neue Systeme oder Prinzipien einzuführen, nur weil andere es tun. Wenn Sie ein Ziel haben und sehen, wie ein bestimmtes Tool für alle im Unternehmen nützlich sein wird, erklären Sie es Ihren Mitarbeitern. Klar, offen und konsequent. Dies ist einer der entscheidenden Aspekte bei der Schaffung einer effizienten Remote-Arbeitskultur.
3. Tipp: Legen Sie Kommunikationsprinzipien fest
Man hat sich daran gewöhnt, Fragen zu stellen, zu diskutieren und Besprechungen physisch zu organisieren. Es gab klare Richtlinien für die Lösung unterschiedlicher Aufgaben. Wenn das Problem beispielsweise dringend ist und schnell behoben werden muss, rufen Sie einen Namen und fragen danach. Wenn Sie hingegen eine komplizierte Frage haben, die eine ausführlichere Antwort erfordert, schreiben Sie eine E-Mail oder vereinbaren ein Treffen.
Wenn Sie aus der Ferne arbeiten, bleibt es dasselbe, nur die Tools ändern sich. Welche Art von Fragen und Problemen lösen Sie per E-Mail, Telefon oder Chat-Tools? Wer ist für die Beantwortung von Fragen und Problemen zu einem bestimmten Thema zuständig? Erstellen Sie Grundsätze und Richtlinien für die Remote-Kommunikation in Ihrem Unternehmen und erklären Sie diese den Mitarbeitern.
4. Tipp: Geben Sie Ihren Mitarbeitern das Gefühl, wichtig zu sein
Remote-Arbeit könnte bei einem Teammitglied das Gefühl hervorrufen, weniger kritisch, unverbunden und isoliert zu sein, was zu einer geringeren Produktivität und einer Abneigung des Managers und des Unternehmens führen kann. Stattdessen sollte es ständige Treffen zwischen Kollegen geben, die tägliche Aufgaben erledigen und sich an organisatorischen Initiativen und Veranstaltungen beteiligen. Sie werden überrascht sein, wie sich dadurch die Arbeitsmoral Ihrer Mitarbeiter steigert, etwa ein Quiz-Spieleabend aus der Ferne oder eine virtuelle Mittagspause.
5. Tipp: Ratschläge zum Einrichten von Hausregeln und Routinen
Zuhause wird mit Entspannung, Ausruhen, Spielen mit Kindern usw. assoziiert. Am wenigsten wird es mit Arbeit in Verbindung gebracht. Vor allem, wenn Kinder und Haustiere herumtollen und Lärm machen. Dadurch sinkt die Produktivität, was zu Terminüberschreitungen, unvollendeten Aufgaben oder dem Verlust von Kunden usw. führt. Wie lässt sich das ändern? Ratschläge zur Einrichtung eines Arbeitsplatzes zu Hause.
Richten Sie zunächst den Arbeitsplatz zu Hause so ein, dass niemand eingreift oder die Störung zumindest auf ein Minimum reduziert wird.
Zweitens: Schaffen Sie die gleiche Routine wie beim Bürobesuch – früh aufstehen, sich waschen und sich so anziehen, wie Sie es von der Arbeit gewohnt sind. Es ist wissenschaftlich erwiesen, dass sich unser Gehirn auf das Arbeitsregime einschaltet, wenn wir uns genauso vorbereiten wie auf den Weg ins Büro.
Es ist wichtig, Regeln für sich und Ihre Familie festzulegen. Stellen Sie die Zeit ein, zu der Sie arbeiten, und niemand kann Sie stören. Legen Sie in der Zwischenzeit die Zeit fest, die dem Spaß und der Familie gewidmet sein soll.
Extra-Tipp: Wenn es schwierig ist, sich bei der Arbeit von zu Hause aus zu konzentrieren, versuchen Sie es mit lohnenswerten Übungen. Legen Sie eine Belohnung für sich fest (z. B. eine Tasse Kaffee, ein Stück vom Kuchen, einen Spaziergang mit einem Hund, ein Nickerchen usw.), nachdem Sie eine Aufgabe erledigt haben. Sie können es jedes Mal tun, angefangen bei Miniaufgaben bis hin zu wichtigeren. Sie werden in der Lage sein, mehr Aufgaben zu erledigen als 90 % der anderen Menschen, die von zu Hause aus arbeiten.
Zusammenfassung
In dieser weltweit ungewöhnlichen Situation müssen sich Unternehmen anpassen und verändern. Der Aufbau einer Remote-Arbeitskultur ist einer der entscheidenden Aspekte der heutigen Situation. Sie können die Systeme über Nacht ändern und implementieren, aber der Aufbau einer Remote-Arbeitskultur wird länger dauern. Sie können mit der Anwendung von Projekt- und Aufgabenmanagement, Zeiterfassung, Kommunikationsregeln, Prinzipien und Tools beginnen. Dann erklären und schulen Sie die Mitarbeiter und geben Sie ihnen niemals das Gefühl, unwichtig zu sein.
Wenn Sie dies tun, können sich Ihre Mitarbeiter zunächst einmal leichter anpassen und sind produktiver. Ihre Dienstleistungen bleiben mindestens gleich, was zu zufriedenen Kunden und einem geringeren Risiko potenzieller Verluste führt.
Wenn Sie Fragen haben oder Hilfe benötigen, können Sie sich gerne an uns wenden Fragen Sie uns hier. Wir helfen Unternehmen gerne in diesen herausfordernden Zeiten. Zusammen sind wir stärker.