Wann wird Ihr Finanzteam zum Engpass?
Wann wird Ihr Finanzteam zum Engpass?
Übersicht
Jedes wachsende Unternehmen stößt irgendwann an einen Punkt, an dem bewährte Methoden einfach nicht mehr funktionieren. Und meistens zeigen sich die ersten Probleme im Finanzbereich. Nicht etwa, weil die Mitarbeiter schlechte Arbeit leisten, sondern weil die Strukturen um sie herum mit dem Tempo des Unternehmens nicht Schritt halten konnten.
Wenn Sie ein KMU in Europa führen und sich die Dinge langsamer anfühlen, als sie sollten, Monatsabschlüsse verspätet eintreffen, sich Rechnungen stapeln und Ihr CEO oder Gründer immer noch jede Zahlung abzeichnet, dann ist die Wahrscheinlichkeit groß, dass Ihre Finanzabteilung stillschweigend zum Bremsklotz für alles andere geworden ist.
Lasst uns darüber sprechen, wie das passiert, wie es aussieht und was man dagegen tun kann.
Die Anfänge: Als alles noch funktionierte
Anfangs handhaben die meisten KMU ihre Finanzen auf dieselbe Weise. Der Gründer erledigt die Buchhaltung, oder ein einzelner Mitarbeiter kümmert sich um alles von der Rechnungsstellung über die Lohnabrechnung bis hin zur Umsatzsteuererklärung. Das funktioniert, weil das Volumen gering und die Komplexität überschaubar ist und Entscheidungen schnell getroffen werden können, da eine Person alle relevanten Informationen hat.
Dieses Modell ist völlig ausreichend, solange man nur wenige Kunden, ein kleines Team und relativ unkomplizierte Transaktionen hat. Doch es hat seine Grenzen. Und die meisten Unternehmer merken nicht, wann diese Frist abgelaufen ist; sie spüren nur, dass sich alles schwerer anfühlt.
Warnzeichen dafür, dass Ihr Finanzteam ein Engpass ist
Engpässe im Finanzwesen kündigen sich selten an. Sie schleichen sich allmählich ein, und bis sie offensichtlich werden, verursachen sie meist schon seit Monaten Probleme. Achten Sie auf folgende Anzeichen:
Ihr monatlicher Abschluss dauert länger als er sollte. Wenn Ihre Bücher erst in der dritten oder vierten Woche des Folgemonats abgeschlossen sind, tappen Sie im Dunkeln. Sie können keine fundierten Entscheidungen über Neueinstellungen, Marketingausgaben oder Expansionen treffen, wenn Ihre Finanzlage Wochen zurückliegt. Eine gut geführte Finanzabteilung sollte die Bücher innerhalb von fünf bis zehn Werktagen nach Monatsende abschließen.
Eine einzige Person besitzt das gesamte Finanzwissen. Dies ist einer der häufigsten und gefährlichsten Engpässe in KMU. Wenn nur ein einzelner Buchhalter oder Finanzmanager den Kontenplan versteht, weiß, wo die Belege abgelegt sind oder die Kontoauszüge abgleichen kann, ist das gesamte Unternehmen gefährdet. Fällt diese Person aus, nimmt sie Urlaub oder verlässt sie das Unternehmen, steht alles still.
Überraschungen beim Cashflow kommen immer wieder vor. Wenn Sie regelmäßig von Liquiditätsengpässen überrascht werden, bedeutet das in der Regel, dass Ihr Finanzteam nicht über die nötigen Kapazitäten oder Systeme verfügt, um verlässliche Liquiditätsprognosen zu erstellen. Das ist keine Kleinigkeit, sondern beeinträchtigt Ihre Fähigkeit, Lieferanten zu bezahlen, in Wachstum zu investieren und das Vertrauen zu Ihrer Bank aufrechtzuerhalten.
Ihr Finanzteam agiert reaktiv, nicht proaktiv. Eine Finanzabteilung, die lediglich über die Ereignisse des Vormonats berichtet, schafft keinen strategischen Mehrwert. Wenn Ihr Team so sehr in der täglichen Buchhaltung und Abstimmung verstrickt ist, dass es keine Erkenntnisse zutage fördert – beispielsweise sinkende Margen bei einer bestimmten Produktlinie oder einen Kunden, der regelmäßig verspätet zahlt –, verharrt es in einer rein prozessorientierten Rolle anstatt in einer partnerschaftlichen Zusammenarbeit.
Die Entscheidungsfindung verlangsamt sich, weil die Finanzen nicht mithalten können. Das ist der entscheidende Punkt. Wenn andere Abteilungen auf Daten, Genehmigungen oder Berichte aus der Finanzabteilung warten müssen, gerät das gesamte Unternehmen ins Stocken. Der Vertrieb kann keinen Abschluss erzielen, weil die Preise nicht freigegeben wurden. Die operative Abteilung kann keine neuen Mitarbeiter einstellen, weil das Budget nicht geprüft wurde. Die Vorstandssitzung wird verschoben, weil die Finanzzahlen noch nicht vorliegen.
Warum dies wachsenden KMU passiert
Die wahren Kosten eines Finanzierungsengpasses
Wenn die Finanzabteilung zum langsamsten Bereich Ihres Unternehmens wird, hat das weitreichende Folgen. Verspätete Berichte bedeuten verpasste Chancen. Schlechte Cashflow-Transparenz führt zu einer unnötig konservativen Vorgehensweise und dazu, dass Wachstumschancen abgelehnt werden, weil die Finanzierung unsicher ist. Compliance-Probleme treten auf, wenn Berichte überhastet eingereicht oder Fristen versäumt werden. Und Ihre besten Mitarbeiter, sowohl in der Finanzabteilung als auch in anderen Bereichen, sind frustriert über das langsame Tempo und suchen nach einer neuen Stelle.
Gerade für europäische KMU verschärft das regulatorische Umfeld diese Problematik zusätzlich. Grenzüberschreitende Mehrwertsteuer, länderspezifische Lohnabrechnungsvorschriften und sich ständig weiterentwickelnde Compliance-Rahmenbedingungen erfordern Genauigkeit und Pünktlichkeit. Ein überlastetes Finanzteam kann da schlichtweg nicht mithalten.
Was kann man dagegen tun?
Die erste Maßnahme ist, den Engpass zu erkennen. Seine Behebung lässt sich in der Regel auf drei Dinge reduzieren: bessere Systeme, höhere Kapazität und eine intelligentere Struktur.
Investieren Sie in die richtigen Werkzeuge. Cloudbasierte ERP- und Buchhaltungsplattformen sind in den letzten Jahren deutlich zugänglicher und kostengünstiger geworden. Die Wahl des richtigen Systems und die Expertise eines Spezialisten für die korrekte Konfiguration können wöchentlich viele Stunden manueller Arbeit einsparen. Hier zahlt sich die Zusammenarbeit mit einem externen Partner aus, denn Outsourcing-Anbieter verfügen in der Regel über umfassende Erfahrung mit verschiedenen Plattformen und können die optimale Lösung für Ihr Unternehmen empfehlen.
Kapazitäten erweitern, ohne sich zu überlasten. Die Einstellung eines kompletten internen Finanzteams ist teuer, insbesondere in Westeuropa, wo ein qualifizierter Buchhalter in den Niederlanden oder Dänemark 70 bis 90 Euro pro Stunde kostet. Für viele KMU ist es daher sinnvoller, externe Unterstützung in Anspruch zu nehmen, sei es ein Finanzcontroller in Teilzeit, ein ausgelagertes Buchhaltungsteam oder ein virtueller CFO. Partner wie Baltic Assist Diese Dienstleistungen werden bereits ab 42 € pro Stunde angeboten. Die Teams mit Sitz in Litauen verfügen über Erfahrung mit skandinavischen und westeuropäischen Rechnungslegungsstandards, Steuerrahmen und Compliance-Anforderungen.
Trennen Sie das Operative vom Strategischen. Selbst wenn Sie Ihre laufende Buchhaltung auslagern, muss jemand das große Ganze im Blick behalten, Trends analysieren, Prognosen erstellen und die Geschäftsleitung hinsichtlich der finanziellen Entwicklung beraten. Das ist der Unterschied zwischen einer Finanzabteilung, die lediglich Zahlen verarbeitet, und einer, die Wachstum vorantreibt. Durch die Auslagerung der Transaktionsarbeit werden interne Ressourcen (oder ein externer Finanzcontroller) frei, um sich auf die strategische Seite zu konzentrieren.
Beseitigen Sie den Genehmigungsengpass. Wenn Sie als Gründer noch immer jede Rechnung und jeden Spesenabrechnungsbogen persönlich freigeben, ist es an der Zeit, Genehmigungsprozesse mit klaren Schwellenwerten einzuführen. Vertrauen Sie Ihren Systemen und Ihrem Team. Ihre Zeit ist besser investiert in Entscheidungen, die tatsächlich Ihr Urteilsvermögen erfordern.
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