Polen macht Fortschritte bei der obligatorischen elektronischen Rechnungsstellung
Polen macht Fortschritte bei der obligatorischen elektronischen Rechnungsstellung: Die Zustimmung des Präsidenten finalisiert das KSeF-Gesetz
Übersicht
Polen hat offiziell einen wichtigen Schritt zur Digitalisierung seines Rechnungswesens unternommen. Der Präsident hat das Gesetz zur Einführung des obligatorischen nationalen elektronischen Rechnungssystems (Krajowy System e-Faktur, KSeF) unterzeichnet und damit den Gesetzgebungsprozess auf gesetzlicher Ebene abgeschlossen. Das bedeutet, dass in Polen tätige Unternehmen, sofern sie dies noch nicht getan haben, unverzüglich mit den Vorbereitungen für die Umsetzung beginnen sollten.
Trotz des langwierigen Konsultationsprozesses weisen Steuerberater darauf hin, dass das Gesetz weiterhin zahlreiche praktische Bedenken aufwirft.
Phasenweise Implementierung von KSeF
Die neuen Regeln werden schrittweise eingeführt:
- Ab 1. Februar 2026: Pflicht für Großsteuerzahler, d. h. Unternehmen, deren Umsatz (einschließlich Mehrwertsteuer) im Jahr 2024 200 Millionen PLN übersteigt.
- Ab 1. April 2026: Alle anderen Unternehmen werden in das System einbezogen.
- Ab dem 1. Januar 2027 gilt die Pflicht zur Einhaltung für Kleinstunternehmer, deren Rechnungen brutto 10,000 PLN pro Monat nicht übersteigen.
Enger Zeitplan für Unternehmen
Eine der größten Herausforderungen ist der begrenzte Zeitrahmen für die Anpassung der internen Systeme an KSeF. Während die Arbeit an dem Gesetz bereits seit Jahren läuft, warten die Unternehmen immer noch auf sekundäre Rechtsvorschriften, da die Durchführungsverordnungen noch nicht veröffentlicht wurden. Dies liegt vor allem daran, dass der Gesetzgebungsprozess erst kürzlich mit der Unterschrift des Präsidenten abgeschlossen wurde.
Der Druck wird noch dadurch verstärkt, dass die Testumgebung für KSeF voraussichtlich erst Ende September fertig sein wird. Damit haben die Unternehmen nur etwas mehr als ein Jahr Zeit, sich umfassend auf die als bahnbrechende Reform der polnischen Mehrwertsteuer-Compliance geltende Reform vorzubereiten.
Praktische Bedenken noch ungelöst
Unklarheiten bestehen weiterhin bei vielen alltäglichen Fragen. Wie wird beispielsweise mit Mitarbeiterrechnungen, wie sie beispielsweise an Tankstellen ausgestellt werden, umgegangen? Es wird davon ausgegangen, dass offline ausgestellte Rechnungen an umsatzsteuerpflichtige Unternehmen nicht in Papierform oder als PDF zugestellt werden sollten, sondern ausschließlich über KSeF laufen müssen.
Der Leiter der Nationalen Steuerverwaltung (KAS), Marcin Łoboda, hat unterdessen klargestellt, dass derzeit keine allgemeine Auslegung oder offizielle Leitlinien geplant seien. Ihm zufolge könnten Erläuterungen später in Betracht gezogen werden, allerdings erst, wenn das System in Betrieb ist und praktische Unstimmigkeiten auftauchen.
Was kommt als Nächstes für Unternehmen?
Da die Fristen nun feststehen, müssen Unternehmen ihre Vorbereitungen prüfen, ihre ERP-Systeme aktualisieren und ihre Mitarbeiter, die mit KSeF arbeiten werden, schulen. Die Reform stellt einen grundlegenden Wandel in der Rechnungsstellung in Polen dar. Wer die Vorbereitungen verzögert, riskiert operative Risiken und Compliance-Risiken.
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