News

Wie kann ein virtueller Assistent Ihr Unternehmen unterstützen?

Baltic assist – Maßgeschneiderte Outsourcing-Lösungen

 

Heutzutage bringt das dynamische Geschäftsumfeld viele neue Herausforderungen und spannende Möglichkeiten für Unternehmer und Kleinunternehmer mit sich. Um bei der Führung eines Unternehmens relevant, erfolgreich und wettbewerbsfähig zu sein, kommt es daher darauf an, die Bedeutung von Produktivität und Effizienz zu verstehen, damit Sie Ihr Talent und Ihre beruflichen Fähigkeiten voll ausschöpfen können. Mit anderen Worten: Es geht darum, sich auf Ihre Stärken zu konzentrieren und einen wesentlichen Beitrag zum Wachstum Ihres Unternehmens zu leisten, während Sie die richtigen Leute auslagern und schulen, die sich um den Rest kümmern.

Der Wirtschaftsmagnat, Investor und Philanthrop Azim Premji bringt es auf den Punkt: „Das Wichtigste am Outsourcing oder Global Sourcing ist, dass es zu einem sehr leistungsstarken Instrument wird, um Talente zu nutzen, die Produktivität zu verbessern und Arbeitszyklen zu verkürzen.“ Darüber hinaus können Unternehmen durch Outsourcing die Kosten ihrer Dienstleistungen oder Produkte senken und eine wirtschaftliche Expansion schaffen, die die Arbeitslosigkeit senkt.

 

WIE KANN OUTSOURCING IHREM UNTERNEHMEN WERTSCHÖPFEN?

Wenn Sie ein Unternehmer, ein Start-up oder ein kleines Unternehmen sind, ist es nur natürlich, dass Sie im Laufe der Zeit Ihre Fristen nicht einhalten, Kundenanfragen erfolgreich bearbeiten, Ihre E-Mails und Website verwalten, Ihr soziales Netzwerk nicht erweitern können. Führen Sie Gehaltsberechnungen durch, aktualisieren Sie die Buchhaltung oder erledigen Sie einfach Ihre To-Do-Liste.

Letztendlich kann der ständige Zeitmangel für die Erledigung der notwendigen Aufgaben oder der Mangel an Ressourcen zur Einstellung zusätzlicher Vollzeitmitarbeiter zu einem Rückgang der Produktivität und Effizienz in Ihrem Unternehmen führen. Dadurch wird es für Sie schwieriger, auf dem bestehenden Markt wettbewerbsfähig zu bleiben. Und bedenken Sie, dass das Ausfüllen von Finanzberichten oder das Planen und Koordinieren von Besprechungen Ihnen nicht dabei hilft, Ihre beruflichen Ziele zu erreichen.

Laut Timothy Ferris, Autor, Unternehmer und Angel-Investor, „Es ist keine Faulheit, weniger bedeutungslose Arbeiten zu erledigen, damit man sich auf Dinge konzentrieren kann, die für ihn persönlich wichtiger sind. Für die meisten Menschen ist es schwer zu akzeptieren, weil unsere Kultur dazu neigt, persönliche Opfer statt persönlicher Produktivität zu belohnen.“

Basierend auf unserer Erfahrung in der Zusammenarbeit mit skandinavischen Unternehmen (Dänemark, Norwegen und Schweden) besteht der einfachste Weg, diese Herausforderung zu meistern und gleichzeitig Ihr Unternehmen zu vergrößern, darin, einen virtuellen Assistenzdienst auszulagern, der Sie bei Ihrer Buchhaltung, Buchhaltung, Ihrem Marketing usw. unterstützen kann. Kundenservice und alles andere, was Sie auf der Liste haben.

Wenn Sie das Erfordernis der physischen Anwesenheit beseitigen, eröffnen sich tatsächlich unerwartete Möglichkeiten, eine äußerst erfahrene und qualifizierte Person von überall auf der Welt auszulagern. Außerdem kann ein guter virtueller Assistent mehr als nur die Flüge organisieren oder Ihren Zeitplan verwalten: Er oder sie wird ganz selbstverständlich Teil Ihres Teams und hilft Ihnen, Ihre beruflichen Ziele zu erreichen. Darüber hinaus sorgt Virtual Assistant dafür, dass Sie organisiert bleiben und sich auf die Wertschöpfung für Ihr Unternehmen konzentrieren können. Am wichtigsten ist jedoch, dass er Ihnen und Ihrem Team dabei hilft, Zeit zu gewinnen, die Sie für die Entwicklung von Marketingstrategien und die Erzielung erheblicher Fortschritte beim Wachstum Ihres Unternehmens nutzen können.

 

WAS IST EIN VIRTUELLER ASSISTENT?

Virtual Assistant (VA) ist eine hochqualifizierte, erfahrene, kompetente und sachkundige Person, die jedem Unternehmer, Unternehmen oder Start-up aus der Ferne administrative, buchhalterische, marketingbezogene, technische, kreative und/oder persönliche Unterstützung bietet. Tauchen Sie tiefer in das Verständnis ein Was ein virtueller Assistent ist und welche Vorteile es für Ihr Unternehmen bringen kann.

Seit einiger Zeit steigt die Nachfrage nach Freiberuflern und persönlichen Assistenten (PAs), da Unternehmen und kleine Unternehmen den Wert der Flexibilität und Kosteneffizienz ihrer Dienstleistungen erkannt haben. Der einfache Zugang zum Internet und zu E-Mail eröffnet jedoch vielen Freiberuflern neue Möglichkeiten, von zu Hause aus zu arbeiten und gleichzeitig dem Unternehmen, für das sie arbeiten, den gleichen Mehrwert zu bieten.

Wenn Sie also zusätzliche Sekretariats- oder Buchhaltungsunterstützung in Ihrem Unternehmen benötigen, aber nicht über die Ressourcen verfügen, um einen anderen Vollzeitmitarbeiter einzustellen oder zusätzliche Ausrüstung und Platz im Büro bereitzustellen, wäre die Einstellung eines virtuellen Assistenten die richtige Wahl Du.

 

10 AUFGABEN, DIE SIE AN VIRTUELLEN ASSISTENT DELEGIEREN KÖNNEN

Unabhängig davon, ob Sie Ihr Unternehmen gründen oder ausbauen, kann es zunächst schwierig und herausfordernd erscheinen, zu wissen, welche Aufgaben Sie Ihrem virtuellen Assistenten übergeben müssen. Daher sind für diesen Artikel die virtuellen Assistenten unter balticassist.com wurden gebeten, die häufigsten Aufgaben vorzustellen, die sie bereits für ihre Kunden erledigen. Schauen wir uns das genauer an 10 AUFGABEN, DIE SIE AN VIRTUELLEN ASSISTENT DELEGIEREN KÖNNEN.

1. Persönliche Aufgaben

Der virtuelle Assistent kann Sie auf dem Laufenden halten, indem er Ihren Kalender und Zeitplan verwaltet, die Besprechungen mit Ihrem Team organisiert, sich um Ihre E-Mails kümmert und Ihnen einfach bei der Erstellung Ihrer To-Do-Liste hilft. Hier bei Baltic Assist nennen wir sie Persönliche Assistenten, und sie können eine Reservierung in Ihrem Lieblingsrestaurant vornehmen, Zahnarzt- oder Arzttermine vereinbaren, Ihre Reisen organisieren, Flugtickets buchen oder sogar Dankesbriefe an Ihre Partner oder Familienmitglieder senden. 

2. Verwaltungsarbeit

Der virtuelle Assistent kann Ihnen dabei helfen, Ihre Fristen einzuhalten, Ihre E-Mails zu nutzen und Termine mit Ihren Kunden zu vereinbaren. Außerdem können sie anstehende Veranstaltungen oder Mitarbeiterversammlungen planen und koordinieren, Einladungen versenden, Kundenbeziehungen und eingehende Anfragen verwalten, Bestätigungs-E-Mails vorbereiten und Rechnungen für Ihre Kunden versenden, Informationen in Ihrer Datenbank aktualisieren und eingeben sowie den Text bearbeiten und Korrektur lesen . Darüber hinaus können sie Ihren Lagerbestand verfolgen und die Lieferungen bestellen.

3. Verfolgen Sie Ihre Konten und Rechnungen

Den Überblick über Ihre Konten und Rechnungen zu behalten, kann eine der einfachsten Aufgaben sein, die Sie einem virtuellen Assistenten übertragen können. VA kann sich vorbereiten Jahresabschluss und Managementberichte, beantworten Anfragen an Kreditinstitute und lokale Steuerbehörden. Darüber hinaus helfen sie Ihnen möglicherweise bei der Gehaltsberechnung, stellen den Mitarbeitern Gehaltsabrechnungen aus, bereiten Jahresabschlussberichte und Zahlungen vor, verwalten Bankkonten, erfassen Kreditkartentransaktionen und erstellen und versenden Ausgangsrechnungen. Und achten Sie auf jeden Fall darauf, Ihre Bücher auszugleichen und Berichte zum Monatsende bereitzustellen.

4. Marketing und soziale Medien

Virtuelle Marketingassistenten kann Ihnen bei der Gestaltung einer digitalen Marketingkampagne helfen, führen Sie Recherchen durch, um herauszufinden, wo sich Ihre potenziellen Kunden online versammeln, stellen Sie Online-Marketinganalysen bereit und finden Sie branchenbezogene soziale Gruppen, denen Sie beitreten können. VA kann Ihnen auch dabei helfen, E-Mail-Marketingkampagnen und Newsletter zu erstellen, Ihre Follower in sozialen Medien zu erhöhen, Ihre Tweets zu schreiben und zu planen und auf sozialen Plattformen zu posten. Sie können auch bei der Verwaltung einer SEO-freundlichen Website behilflich sein. VA verschickt Einladungen zu bevorstehenden Veranstaltungen und hilft bei der Vermarktung des jeweiligen Projekts, der Werbung für Ihr Unternehmen in der Presse und der Erstellung eines Kundenfeedback-Formulars.

5. Recherchieren Sie Ihr Unternehmen

Virtual Assistant kann Ihnen dabei helfen, Ihre Konkurrenten und Anbieter zu recherchieren, potenzielle Kunden und Geschäftsmöglichkeiten zu untersuchen, Berichte über die Zielbranche und den bestehenden Markt zu erstellen, neue Produkte und Dienstleistungen zu finden, das spezifische Thema zu untersuchen, Marktdaten zusammenzustellen, Statistiken zu finden und Sie auf dem Laufenden zu halten Informieren Sie sich über Veränderungen in der Branche, helfen Ihnen aber auch dabei, Geschäftskontakte zu finden und mit den richtigen Leuten in Kontakt zu treten.

6. Kundenservice

Assistent Kundendienstmitarbeiter kann Ihnen dabei helfen, Kundenbeziehungen zu verwalten und eingehende Anfragen zu bearbeiten, auf Telefonanrufe und E-Mails zu antworten, technischen Support und Live-Chat-Dienste bereitzustellen, die Informationen Ihrer Website zu pflegen und Benutzerkonversationen auf verschiedenen sozialen Plattformen zu überwachen. Sie helfen Ihnen dabei, Ihr soziales Netzwerk zu erweitern und die Anzahl Ihrer Follower in den sozialen Medien zu erhöhen, mit Ihren Kunden und Followern in Kontakt zu treten sowie Ihr Werbematerial und Newsletter zu erstellen, zu verwalten und zu planen.

7. Content-Autor

Der virtuelle Assistent kann ein wichtiges Hilfsmittel sein, um Ihre Botschaft zu verbreiten, indem er Sie bei der Erstellung von Blogbeiträgen, Artikeln, Newslettern und Beiträgen in sozialen Medien unterstützt. VA kann Ihre Website Korrektur lesen, um sicherzustellen, dass sie SEO-freundlich ist, die Informationen auch transkribieren, Marketing-E-Mail-Vorlagen entwerfen, Leitfäden und Anweisungen für Ihr Produkt oder Ihre Dienstleistung schreiben oder einfach die Dokumente, formellen Briefe, Einladungen usw. bearbeiten und formatieren. Präsentationen.

8. Webdesign, Entwicklung und Wartung

Manche Virtuelle IT-Entwickler, die sich mit verschiedenen Programmier- und Codierungskenntnissen auskennen, können eine professionelle Website erstellen, entwerfen oder pflegen. VA kann neue Informationen auf Ihrer Website bearbeiten und hochladen, einfache Textänderungen vornehmen, neue Produkte und Dienstleistungen hinzufügen oder einfach eine Ankündigung zu einer bevorstehenden Veranstaltung oder Werbeaktion machen. VA kann Ihnen auch dabei helfen, Ihre Website zu bewerben, die richtigen Schlüsselwörter zu finden und die Informationen auf Ihrer Website zu optimieren, um den Suchmaschinenverkehr zu verbessern.

9. Der virtuelle Assistent kann Ihnen beim Verkauf helfen

Vertriebs- und Marketingberater wird Geschäftskontakte und Personen finden, Ihre Leads anrufen, neue potenzielle Märkte und Interessenten recherchieren, Telemarketing-Anrufe tätigen, Werbematerial, Verträge und individuelle Angebote vorbereiten, Bestellinformationen in Ihre Datenbank eingeben, Rechnungen vorbereiten und versenden und schließlich kümmern sich um die Verkaufsverwaltung.

10. Einmaliges Projekt

Wenn Sie nicht das Bedürfnis verspüren, einen virtuellen Assistenten in Vollzeit einzustellen, können Sie jederzeit den VA-Service nutzen, um Sie bei der Fertigstellung eines einmaligen Projekts zu unterstützen, damit Sie Ihre Arbeit vorantreiben und die gewünschten Fortschritte in Ihrem Unternehmen erzielen können. VA kann Ihnen helfen, das spezifische Projekt zu vermarkten, die bestimmte Nische zu untersuchen, den Inhalt zu erstellen oder Korrektur zu lesen, eine PowerPoint-Präsentation vorzubereiten, Ihre Konkurrenten oder Anbieter zu recherchieren usw.