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So verwalten Sie virtuelle Teams

Baltic assist – Maßgeschneiderte Outsourcing-Lösungen

Die Arbeit in einer virtuellen Umgebung ist ein zunehmendes Phänomen, und es ist keine Überraschung, dass viele Geschäftsführer von den Vorteilen überzeugt sind, die Outsourcing für ihr Unternehmen mit sich bringt. Es bietet nicht nur die Möglichkeit, mit den talentiertesten Menschen aus der ganzen Welt zusammenzuarbeiten, sondern gibt ihnen auch die Chance, die Produktivität und Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens zu verbessern und gleichzeitig die Kosten ihrer Produkte und/oder Dienstleistungen zu senken.

„Die Leute halten virtuelles Arbeiten für neu und modisch, und es hört sich nach Spaß an, aber in einem virtuellen Team ist es tatsächlich so'„Es gibt viel mehr zu verwalten und man braucht mehr Regeln, um einige der Teamprozesse zu steuern.“ sagt Roderick Swaab, Assistenzprofessor für Organisationsverhalten am INSEAD.

Daher bedeutet die Abkehr von einem traditionellen Arbeitsumfeld auch, dass traditionelle Managementmethoden und Betriebsabläufe möglicherweise nicht den gleichen Wert oder die gleichen Ergebnisse bringen, wie sie es normalerweise tun. Daher erfordert die Leitung virtueller Teams nicht nur bestimmte Tools, klar definierte Arbeitssysteme und ausgezeichnete Einstellungsfähigkeiten, sondern vor allem auch ein offensichtliches Talent, Transparenz und einen ständigen Informationsfluss zwischen den Teams oder Teammitgliedern zu gewährleisten.

Tatsächlich dürfte die erfolgreiche Führung virtueller Teams aus der Ferne sowie die daraus resultierenden Missverständnisse aufgrund von Sprach- und Kulturunterschieden eine der größten Herausforderungen sein, die Manager im Laufe ihrer Erfahrung festgestellt haben. Und vergessen wir nicht das offensichtliche Problem, Vertrauen bei Remote-Mitarbeitern aufzubauen, die an verschiedenen Standorten arbeiten. Daher wissen wir um die Schwierigkeiten, die das Outsourcing für das bestehende Arbeitsumfeld mit sich bringt. Baltic Assist Das Team hat beschlossen, 10 Lektionen mit Ihnen zu teilen, die wir im Laufe der Jahre der Praxis bei der Arbeit mit verschiedenen Unternehmen in Europa gelernt haben.

10 WICHTIGE LEKTIONEN FÜR DIE VERWALTUNG VIRTUELLER TEAMS

„Das größte Problem bei der Kommunikation ist die Illusion, dass sie stattgefunden hat“ - George Bernard Shaw

1. Bauen Vertrauen innerhalb Ihres Teams.

In Teams, in denen die Mitglieder von Angesicht zu Angesicht zusammenarbeiten, bauen sie Vertrauen auf, nachdem sie viel Zeit damit verbracht haben, außerhalb der Arbeit Kontakte zu knüpfen, während der Mittagspause gemeinsam zu essen oder einfach nur persönliche Angelegenheiten zu besprechen. In einer virtuellen Umgebung wächst das Vertrauen jedoch durch die Beständigkeit, Zuverlässigkeit, vorhersehbare Leistung der Kollegen sowie die Reaktionsfähigkeit im Umgang mit bestimmten Situationen oder kundenbezogenen Problemen. Mit anderen Worten, es ist bekannt als aufgabenbasiert or fähigkeitsbasiert Vertrauen, das mit klaren Erwartungen, die von den Managern gesetzt und vom Team erfüllt werden, stetig wächst.

2. Schaffen Sie ein Gefühl der Transparenz in Ihrem Team

Im größeren Maßstab geht es um Sichtbarkeit und Transparenz, die auf die gleichen beruflichen Ziele hinarbeiten essential um den Fortschritt in jeder Phase des Projekts zu verfolgen. Daher neigen Remote-Teams dazu, Projektmanagementanwendungen zu verwenden und gemeinsame Systeme zu erstellen Google Drive or Dropbox, wo sie jede Aufgabe nach Abschluss aktualisieren können. Darüber hinaus können Führungskräfte die bevorstehenden Herausforderungen erkennen, bevor sie in der Zukunft unnötige Schwierigkeiten verursachen. Wenn Remote-Mitarbeiter außerdem sehen können, wie ihre Bemühungen zum Gesamtbild beitragen, fühlen sie sich relevanter und verbundener.

3. Bauen Sie Kanäle für offene Kommunikation auf

Das Beste, was ein Manager neben dem Aufbau von Vertrauen in seinem Team tun kann, ist die Förderung einer hervorragenden Kommunikation. Darüber hinaus ist es wichtig, so proaktiv und häufig wie möglich zu kommunizieren und sich dabei nicht auf Zeitunterschiede, Sprachbarrieren, Entfernungen und viele andere Faktoren zu konzentrieren. Außerdem, Baltic Assist Das Team empfiehlt Ihnen, die Instant-Messaging-Plattformen zu nutzen, z Viber, Slack, Yammer, eBuddy um sicherzustellen, dass wichtige Informationen oder dringende Aktualisierungen nicht in einem Stapel ungelesener E-Mails übersehen werden.

4. Arbeitssysteme klar definieren und umsetzen

Es ist wichtig zu wissen, dass Ihr Team durch die Schaffung wiederholbarer Arbeitssysteme und die Festlegung von Standards im Allgemeinen weniger Fragen hat. Außerdem bekommen Sie als Manager ein Gefühl dafür, wie lange eine bestimmte Aufgabe dauern sollte. So können Sie die Leistung Ihres Teams einfacher verfolgen und schnell erkennen, ob jemand vom Plan abweicht oder hinter dem Zeitplan zurückbleibt. Außerdem können Sie dadurch weniger wertvolle Zeit mit nutzlosen Besprechungen oder sich wiederholenden Gesprächen verbringen.

5. Legen Sie klare Regeln für Reaktionsfähigkeit und innere Kommunikation fest

Es ist bekannt, dass in einer virtuellen Umgebung aufgrund fehlender stimmlicher und visueller Bezüge alles hervorgehoben wird. Daher ist es in der Planungsphase eines jeden Projekts von entscheidender Bedeutung, sich auf offensichtlich kleine Dinge zu einigen, wie z. B. einen Standard für E-Mail-Antworten oder sofortige Aktualisierungsbenachrichtigungen usw. Sobald die erforderlichen Regeln an der richtigen Stelle sind, ist eine regelmäßige interne Kommunikation innerhalb des Projekts erforderlich Team ist notwendig, um täglich einen reibungslosen Arbeitsablauf zu gewährleisten.

6. Umreißen Sie Aufgaben klar und setzen Sie erreichbare Ziele

In unserem vorherigen Blogbeitrag: „Wie stellen Sie eine erfolgreiche Kommunikation mit Ihrem virtuellen Assistenten sicher?“Wir haben bereits erwähnt, dass es wichtig ist, bei der Arbeit in einer virtuellen Umgebung so informativ wie möglich zu sein. Daher sollten Sie Ihre Erwartungen, Anforderungen und Fristen sehr genau angeben und sich dabei nicht auf die Kenntnisse und bisherigen Erfahrungen des VA verlassen. Das heißt, lassen Sie niemals Interpretationswünsche offen, sondern bitten Sie immer ein virtuelles Team um die Bestätigung des Verständnisses.

7. Legen Sie für alles Fristen fest

Das Parkinson-Gesetz besagt, dass sich die Arbeit tendenziell ausdehnt, um den Zeitrahmen auszufüllen, der für ihre Fertigstellung zur Verfügung steht. Genauer gesagt: Wenn Sie eine Frist von 10 Tagen für die Erledigung einer bestimmten Aufgabe festlegen, dann seien Sie geduldig, denn die Erledigung dauert 10 Tage. Mit anderen Worten bedeutet es, dass jede Aufgabe, für die es keine Frist gibt, tatsächlich nie erledigt wird. Um dies zu vermeiden, machen Sie es sich zur Gewohnheit und legen Sie Fristen für alles fest, was Ihr Team täglich tut, auch wenn Sie nicht glauben, dass dies erforderlich ist. Auf diese Weise wird Ihr virtuelles Team so produktiv und effizient wie möglich sein.

8. Weisen Sie Aufgaben individuell zu, nicht der gesamten Gruppe

Kennen Sie den Ausdruck, „Jedermanns Verantwortung ist niemandes Verantwortung“? Genauer gesagt besteht die Möglichkeit, dass Sie dieses soziale Phänomen bereits erlebt haben, wenn Sie in einer virtuellen Umgebung arbeiten. Denn wenn man einer Personengruppe eine bestimmte Aufgabe zuweist, besteht die Möglichkeit, dass niemand diese Verantwortung übernimmt. Es kommt auch vor, dass virtuelle Mitarbeiter dazu neigen, allgemeine Gesprächskanäle zu meiden, sodass die Aufgaben unter dem Haufen irrelevanter Informationen begraben und nie erledigt werden können. Um dieses Problem zu vermeiden, weisen Sie die Aufgaben daher immer einem bestimmten VA zu.

9. Verwalten Sie Ergebnisse, nicht die Aktivität

In einem traditionellen Büro beschäftigte Arbeit wird normalerweise mit echter Arbeit verwechselt. Wenn Sie jedoch in der virtuellen Umgebung nicht sehen können, was Ihr Team tut, liegt der Schlüssel darin, die Ergebnisse zu verwalten. Wie wir oben erwähnt haben, legen Sie zunächst klare Erwartungen und Fristen fest und überwachen Sie dann die Ergebnisse. nicht die täglichen Aktivitäten Ihres Teams. Wenn außerdem der Zeitrahmen klar definiert ist und jeder seine Rollen und Verantwortlichkeiten in einem bestimmten Projekt kennt, besteht keine Notwendigkeit, die Leistung bis ins kleinste Detail zu verwalten.

10. Richten Sie ein Belohnungssystem ein und motivieren Sie Ihr Team

Vergessen Sie schließlich nicht, jede Person, die für Sie arbeitet, anhand ihrer Fähigkeiten anzuerkennen, und nehmen Sie sich gleichzeitig die Zeit, den Erfolg und die Leistung des Teams zu feiern. Fragen Sie Ihr Team außerdem von Zeit zu Zeit, ob es irgendwelche Probleme im Zusammenhang mit Technologie oder Kommunikation hat, welche Erwartungen es an seine virtuellen Teamkollegen hat, wie ihnen die Arbeitsumgebung gefällt usw. Auf diese Weise zeigen Sie es Ihrem Team , dass Sie offen für ein Gespräch und bereit sind, Verbesserungen vorzunehmen, um ein effizientes und angenehmes Arbeitsumfeld zu schaffen.

Baltic Assist ist ein vertrauenswürdiger Partner für kleine und mittlere Unternehmen, die ihren Geschäftsbetrieb in eine kostengünstigere Umgebung verlagern möchten. Kontaktiere uns um eine kostenlose Beratung zum Aufbau eines virtuellen Teams für Ihr Unternehmen zu erhalten.