Wie Flink die Rechnungsverarbeitung um 50 % beschleunigte mit Baltic Assist
Übersicht
At Baltic AssistWir sind stolz darauf, großartige Marken zu unterstützen, die ihre Branchen neu gestalten. Indem wir maßgeschneiderte, effiziente Lösungen anbieten, helfen wir Unternehmen, sich auf Wachstum und Innovation zu konzentrieren, während wir uns um den Rest kümmern.
Flink ist einer dieser Kunden. Flink, ein schnell wachsender Online-Lebensmittellieferdienst, revolutioniert den Lebensmitteleinkauf mit seinem Versprechen, über 2,600 frische, qualitativ hochwertige Produkte in nur wenigen Minuten zu liefern.
Flink ist in über 100 Städten in Deutschland und den Niederlanden aktiv und legt Wert auf Komfort und Qualität.
Seit Januar 2023 arbeitet Flink mit uns zusammen, um seine Kreditorenbuchhaltungsprozesse zu optimieren und nutzt Tools wie ELO (OCR-Tool) und Coupa, um die Rechnungsverarbeitung schnell und präzise abzuwickeln.
So lief alles ab!
Probleme
Das Hauptziel von Flink in der Partnerschaft mit Baltic Assist war es, sicherzustellen, dass alle Rechnungen innerhalb von 96 Stunden mit hoher Genauigkeit bearbeitet wurden. Dieses Ziel war entscheidend, um die Effizienz und Präzision ihrer Finanztransaktionen bei der Skalierung aufrechtzuerhalten.
Flink war auf der Suche nach einem zuverlässigen Partner, der Vorbuchhaltungsleistungen erbringt und eine reibungslose Prozesskontinuität gewährleistet und entschied sich daher für unser Team.
Aus unserer anfänglichen Zusammenarbeit als temporäres Projekt entwickelte sich eine langfristige Lösung, bei der das Team auf vier Vollzeitmitarbeiter (FTEs) anwuchs. Durch dieses Wachstum konnten wir gemeinsam mit den internen Teams erhebliche Optimierungen umsetzen, die zu höherer Effektivität und reibungsloseren Arbeitsabläufen führten.
Ein Hauptaugenmerk lag für uns auf der Kostensenkung für Flink, insbesondere im Zusammenhang mit Produkten und Dienstleistungen, für die sie zu viel bezahlt haben. Durch die Integration neuer Prozesse und die Automatisierung von Aufgaben helfen wir Flink, Abläufe zu optimieren und gleichzeitig Herausforderungen anzugehen und zu lösen, die im Tagesgeschäft auftreten.
Standort
Berlin, Deutschland
Branche
Online-Lebensmittel, Lieferplattform
Profil
Gegründet 2020
Mitarbeiter ~15 000
Webseite
Unser ständiges Ziel ist es, sicherzustellen, dass alle Rechnungen rechtzeitig und ohne Verzögerungen bearbeitet werden, um die Genauigkeit und Geschwindigkeit ihrer Finanz-Workflows weiter zu verbessern und letztendlich zum Erfolg und Wachstum von Flink beizutragen.
Was uns am besten gefällt Baltic Assist ist ihre Flexibilität und Effizienz. Das Team ist fleißig und liefert durchweg qualitativ hochwertige Ergebnisse. Darüber hinaus hat ihr Engagement für kontinuierliche Zusammenarbeit unsere Partnerschaft sehr effektiv und angenehm gemacht.
— Razvan Neaga, Buchhaltungsleiter bei Flink
Die Lösung
Um die Kreditorenbuchhaltungsprozesse von Flink zu optimieren, haben wir ein engagiertes Team zusammengestellt, das aus einem Teamleiter und drei Finanzadministratoren besteht, insgesamt also vier Vollzeitmitarbeitern (FTEs). Der Kern der bereitgestellten Unterstützung dreht sich um administrative Unterstützung in Echtzeit und Rechnungsverarbeitung.
Heute bieten wir Flink zwei wichtige Dienste an:
- Rechnungsverarbeitung - Alle eingehenden Rechnungen werden in Echtzeit über zwei verschiedene Plattformen verarbeitet: ELO (OCR-Tool) und Coupa. Dies ermöglicht eine genaue und effiziente Bearbeitung von Rechnungen, stellt sicher, dass es zu keinen Verzögerungen kommt und hohe Standards der finanziellen Integrität eingehalten werden.
- Administrative Unterstützung - Neben der Rechnungsbearbeitung bieten wir umfassende administrative Unterstützung und sorgen dafür, dass der gesamte Arbeitsablauf vom Eingang bis zur Zahlung reibungslos und ohne Unterbrechungen abläuft.
Das Projekt hat sich von seinem anfänglichen, temporären Charakter zu einer dauerhaften Lösung entwickelt, wobei kontinuierliche Verbesserungen vorgenommen wurden, um die Effektivität zu steigern und Ineffizienzen zu reduzieren. Die nahtlose Integration dieser Prozesse und Tools war der Schlüssel zur Verbesserung der Finanzgeschäfte von Flink.
Ergebnisse
Seit der Zusammenarbeit mit unserem Team konnte Flink in mehreren wichtigen Kennzahlen erhebliche Verbesserungen erzielen.
- Die Bearbeitungszeit wurde von 96 Stunden auf 48 Stunden halbiert.
- Es konnte eine Reduzierung der Lieferantenanfragen erreicht werden, was zu einer höheren Zufriedenheit und weniger Störungen in der Lieferkette führte.
- Dank der optimierten Rechnungsverarbeitung wird heute ein höherer Prozentsatz der Rechnungen pünktlich bezahlt.
Diese Ergebnisse ermöglichten es Flink, sich auf andere wichtige Geschäftsbereiche zu konzentrieren, ohne sich um seine Finanzprozesse sorgen zu müssen.
Abgesehen von greifbaren Ergebnissen hat das Team von Flink auch die Flexibilität und Effizienz unserer Dienste geschätzt und betont, dass die Zusammenarbeit sowohl effektiv als auch angenehm war. Die positiven Ergebnisse und die reibungslose Integration haben nicht nur die betriebliche Effizienz verbessert, sondern auch das gesamte Geschäftserlebnis verbessert.
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