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DSGVO im Outsourcing. Wie kann der Datenschutz strukturiert und gewährleistet werden?

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Da Daten heutzutage die wichtigste Währung sind, suchen Millionen von Unternehmen auf der ganzen Welt nach Möglichkeiten, den Schutz der sensibelsten Informationen ihrer Kunden zu gewährleisten.

Tatsächlich sind beim Outsourcing datenbezogene Fragen von besonderer Bedeutung. Denn Outsourcing bedeutet in der Regel die Übermittlung von Nutzerdaten in das Land, in dem die Outsourcing-Leistungen erbracht werden.

Daher werfen wir in diesem Artikel einen tieferen Blick darauf, wie man einen ordnungsgemäßen Datenschutz beim Outsourcing gewährleistet.

 

DSGVO – was steckt dahinter und welche Auswirkungen hat sie auf die Outsourcing-Branche?

Wenn wir über Datenschutz sprechen, müssen wir über die DSGVO diskutieren.

Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) der Europäischen Union (EU) ist eine Datenschutzverordnung, die den Umgang mit privaten Informationen innerhalb der Europäischen Union regelt.

Bevor die DSGVO im Jahr 2016 verabschiedet wurde (und 2018 vollständig in Kraft trat), war es für Unternehmen viel einfacher, ausgewählte Dienstleistungen von Dritten auszulagern.

Nach der Einführung der DSGVO standen viele Unternehmen vor großen Herausforderungen. Sie mussten nun ihre Kunden um Erlaubnis bitten, ihre Daten außerhalb der Europäischen Union (z. B. Indien, Philippinen, Vietnam usw.) zu übertragen.

Hauptsächlich wurde die DSGVO geschaffen, um vielen besorgten Europäern zu antworten, die einen ordnungsgemäßen Umgang mit ihren Daten wünschten.

Angesichts dieser Erwartung und der DSGVO schauen wir uns einige Möglichkeiten an, mit personenbezogenen Daten beim Outsourcing umzugehen.

 

Gewährleistung des Datenschutzes gemäß DSGVO

Eines der häufigsten Missverständnisse über DSGVO und Outsourcing ist die Annahme, dass strengere Regeln das Ende der Auslagerung von Dienstleistungen wie IT-Support aus Indien oder anderen Nicht-EU-Ländern bedeuten. Das stimmt einfach nicht.

Das Hauptziel der DSGVO besteht darin, Transparenz über die zur Datenverarbeitung eingesetzten Systeme und Prozesse sicherzustellen. Das heißt, beide Parteien erhalten die zusätzliche Sicherheit beim Datenschutz.

Wenn es um die konkreten Schritte geht, sind hier einige der Änderungen, die Sie umsetzen sollten:

  1. Erstellen Sie eine schriftliche Vereinbarung mit allen Ihren Datenverarbeitern. In dieser Vereinbarung muss Ihr Unternehmen Folgendes darlegen:
    1.  welche personenbezogenen Daten werden vom Outsourcing-Unternehmen verarbeitet?
    2. wie der Prozess aussehen würde;
    3. Welche Maßnahmen werden ergriffen, um potenzielle Risiken zu vermeiden?
  2. Beschreiben Sie die Rechte und Pflichten, die Sie gegenüber Ihren Kunden und dem Outsourcing-Unternehmen haben. Dadurch wird sichergestellt, dass der Prozess so transparent wie möglich ist.
  3. Stellen Sie in Ihrem Unternehmen ein Team ein, das für alle datenbezogenen Probleme verantwortlich ist.
  4. Im Zweifelsfall wenden Sie sich an Ihre Rechtspartner. Wenn es um die Datensicherheit geht, achten Sie darauf, dass Sie sowohl Zeit als auch Mühe in den ordnungsgemäßen Schutz investieren, um finanzielle und rechtliche Risiken zu vermeiden.

 

Endeffekt

Datenbezogene Fragestellungen nehmen in allen Wirtschaftszweigen immer mehr Raum ein. Outsourcing ist keine Erwartung.

Um weiterhin Dienstleistungen wie Buchhaltung, IT-Support, Finanzberatung und mehr auszulagern, stellen Sie sicher, dass Ihr Unternehmen die DSGVO vollständig einhält.

Auf diese Weise können Sie Ihr Unternehmen skalieren und sicherstellen, dass Ihre privaten Daten, Ihre Kunden und Ihr Outsourcing-Partner geschützt sind.