Die Kosten eines internen Buchhaltungsteams (über die niemand spricht)
Die Kosten eines internen Buchhaltungsteams (über die niemand spricht)
Übersicht
Wenn Unternehmen die Kosten ihres Buchhaltungsteams betrachten, konzentrieren sie sich oft ausschließlich auf die Gehälter. Gehälter sind jedoch nur der Anfang. Die tatsächlichen Kosten für den Betrieb eines internen Finanzteams sind deutlich höher, da sich viele damit verbundene Kosten auf verschiedene Positionen verteilen, die selten zusammen dargestellt werden.
Dies ist keine rein theoretische Diskussion. Ein umfassendes Verständnis der Gesamtkosten ist unerlässlich für einen ehrlichen Vergleich bei der Bewertung von Outsourcing als Option.
Arbeitgeberbeiträge und gesetzliche Verpflichtungen
Neben dem Bruttogehalt unterliegen Arbeitgeber in den Niederlanden und den nordischen Ländern einer Reihe gesetzlicher Verpflichtungen. In den Niederlanden umfassen diese Arbeitgeberbeiträge gegebenenfalls Beiträge zur Rentenversicherung, Sozialversicherungsbeiträge (die je nach Rentenversicherung und Arbeitgeberprofil variieren und einen erheblichen Anteil der Lohnsumme ausmachen können) sowie die Verpflichtung, im Krankheitsfall mindestens 70 % des Gehalts für bis zu zwei Jahre weiterzuzahlen. Diese Kosten können die Gesamtkosten für einen Arbeitnehmer zusätzlich zum Bruttogehalt um 25 % oder mehr erhöhen.
Bei einem Finanzexperten mit einem Bruttojahresgehalt von 65,000 € übersteigen die Gesamtkosten für den Arbeitgeber oft 85,000 €, bevor auch nur ein einziger Gemeinkostenposten berücksichtigt wird.
Rekrutierung und Onboarding
Die Einstellung eines qualifizierten Buchhalters oder Finanzcontrollers über eine niederländische Personalagentur kostet in der Regel zwischen 15 % und 25 % des jährlichen Bruttogehalts als Vermittlungsgebühr. Dies entspricht einmaligen Kosten von 10,000 € bis 16,000 € bei den für Finanzfachkräfte üblichen Gehaltsstufen und wird bei jedem Ausscheiden eines Mitarbeiters erneut fällig. Angesichts der durchschnittlichen Betriebszugehörigkeit in der Dienstleistungsbranche sind Personalfluktuationen im Finanzbereich ein wiederkehrender Kostenfaktor und keine einmalige Angelegenheit.
Das Onboarding verursacht zusätzliche Kosten: den Zeitaufwand der Kollegen, die neue Mitarbeiter schulen, mögliche Fehler während der Einarbeitungsphase und die Notwendigkeit einer vorübergehenden Vertretung, solange die Stelle vakant ist.
Software und Technologie
Buchhaltungssoftware, Spesenmanagement-Tools, Lohnabrechnungssysteme und Reporting-Plattformen sind lizenzpflichtig. Ein typischer IT-Stack für ein kleines Team umfasst mindestens drei bis vier separate Abonnements. Aktualisierung, Integration und Wartung dieser Tools erfordern entweder internen IT-Support oder Unterstützung durch den Anbieter. Beides ist nicht kostenlos.
Die Einhaltung der Vorschriften bringt auch zusätzliche Softwareverpflichtungen mit sich. In Dänemark beispielsweise wurden die Anforderungen an die digitale Buchhaltung schrittweise nach Unternehmensart und Geschäftsjahresbeginn eingeführt, und gängige digitale Buchhaltungssysteme, die in Dänemark vertrieben werden, müssen bei der dänischen Gewerbebehörde registriert werden. Die Aktualisierung und Konformität der Software verursacht laufende Kosten und ist keine einmalige Angelegenheit.
Schulung und berufliche Weiterbildung
Das Steuerrecht ändert sich jährlich. Auch das Arbeitsrecht wird regelmäßig aktualisiert. Rechnungslegungsstandards entwickeln sich stetig weiter. Finanzmitarbeiter müssen daher auf dem Laufenden bleiben, was Investitionen in Weiterbildungen, Mitgliedschaften in Berufsverbänden und gelegentlich externe Kurse oder Zertifizierungen erfordert. Diese Kosten werden leicht übersehen, da sie oft im allgemeinen Weiterbildungsbudget enthalten sind, doch sie sind real und regelmäßig anfallend.
Zeitaufwand und Aufsicht des Managements
Kleine Finanzteams benötigen die Aufmerksamkeit des Managements. Leistungsbeurteilungen, Einzelgespräche, Eskalationen, Urlaubsvertretungsplanung und die allgemeinen Reibungsverluste im Personalmanagement binden Zeit von Führungskräften, die ihre Stunden strategisch sinnvoller nutzen könnten. Die Opportunitätskosten für die Führung eines zweiköpfigen Finanzteams über ein Jahr hinweg sind nicht zu vernachlässigen.
Was dies für den Vergleich zwischen Selberbauen und Kaufen bedeutet
Addiert man Gehalt, Arbeitgeberkosten, Rekrutierung, Software, Schulungen und Verwaltungskosten, so fallen die jährlichen Gesamtkosten einer kleinen internen Finanzabteilung in einem niederländischen oder nordischen KMU oft deutlich höher aus als von den meisten Führungskräften erwartet. Outsourcing-Anbieter kalkulieren ihre Preise so, dass sie mit den Gesamtkosten konkurrieren können, nicht nur mit den Gehaltskosten.
Bevor man sich für eine der beiden Optionen entscheidet, ist es ratsam, ein realistisches Gesamtkostenmodell zu erstellen. Das Ergebnis ist in der Regel aufschlussreich.
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