3 Schritte zur effizienten Verwaltung der Buchhaltung
3 Schritte zur effizienten Verwaltung der Buchhaltung
Übersicht
Viele Menschen haben ein lebhaftes Bild von einem Buchhalter oder einer Buchhalterin im Kopf. Er oder sie ist eine alte, mürrische und ständig nörgelnde Person, die den ganzen Tag addiert und subtrahiert. Er oder sie ist hervorragend im Umgang mit Zahlen und Papieren. Dieses Stereotyp wird jedoch stark von Medien und Filmen beeinflusst.
Buchhalter haben in der Tat wichtige und wichtige Aufgaben zu erfüllen. Das Wohlergehen und der finanzielle Erfolg eines Unternehmens hängen von ihrer Arbeit ab. Es geht um weit mehr als nur das Auszahlen von Gehältern oder das Überreichen von Rechnungen an den Chef oder die Chefin zur Unterschrift. Daher ist es oft verwirrend, was einen effizienten Buchhaltungsservice ausmacht. Wir helfen Ihnen, das herauszufinden!
Du liebst es, es zu hassen
In den Köpfen von Unternehmern und/oder Projektmanagern sind Buchhaltungsaufgaben sehr banal und voller Bürokratie. Kreativität, Ideenfindung oder magisches Brainstorming sind hier nicht gefragt. Nur Punkte, Ziffern, Kommas und das Wesentliche im Geschäft – Geld. Das stimmt größtenteils. Buchhalter müssen sehr geduldig, zuverlässig und transparent sein. Nicht jeder kann diese Art von Arbeit bewältigen, geschweige denn effizient darin arbeiten. Deshalb ist es teuer, sie auf der Gehaltsliste zu halten.
Ob Aktionär, Geschäftsführer oder Eigentümer – Ihr Buchhalter ist quasi Ihre rechte Hand. Erledigt er seine Arbeit gut, minimiert er die Verluste und maximiert den Gewinn Ihres Unternehmens. Versäumt er jedoch, drohen Ihnen Geldstrafen oder schlimmer noch: Sie gehen pleite.
Wir könnten Ihnen einen Überblick über die IFRS (International Financial Report Standards), US GAAP, JMIS usw. geben, aber das würde lange dauern, wäre banal und langweilig. Überlassen wir das den Buchhaltern und konzentrieren uns zunächst darauf, wofür ein effizienter Buchhalter verantwortlich sein sollte und welchen Mehrwert er oder sie Ihrem Unternehmen bringen kann.
Dies ist keineswegs eine einfache Aufgabe, aber viele Unternehmen verfügen nicht über die finanziellen Mittel, um einen eigenen Buchhalter zu beschäftigen. Das aktuelle Mikroklima in der Geschäftswelt verschiebt sich stetig in Richtung Outsourcing der Buchhaltung. Dennoch ist es wichtig, einen Buchhalter zu engagieren oder zu finden, denn wenn Ihre Zahlen nicht stimmen, werden Sie schnell mit Problemen konfrontiert.
Die natürliche Wahl wäre also, nach der kosteneffizientesten Lösung zu suchen, oder? Aber wie kann man einen kompetenten und sachkundigen Buchhalter einstellen, ohne dafür Geld auszugeben? Hier helfen Ihnen unsere drei Schritte für eine effiziente Buchhaltung.
1 Schritt: Einrichten
Um zu beginnen, müssen Sie das Buchhaltungssystem einrichten. Wenn Sie auf langfristige Stabilität achten, müssen Sie langfristige Abrechnungsmöglichkeiten sicherstellen. Kaufen Sie lizenzierte Software, stellen Sie Mitarbeiter ein oder schließen Sie einen Vertrag mit einer Agentur ab. So bleiben Sie nicht ohne ausreichende Hilfe auf der Strecke.
Wenn ein kürzlich eingestellter Buchhalter keine Software oder kein System zum Arbeiten hat, wird er nur Ressourcen verbrauchen und keinen Beitrag zum Unternehmen leisten.
Auswahl des richtigen Systems/der richtigen Software
Für Anfänger oder kleine Unternehmen können Sie versuchen, sich in Excel oder Google Sheets einzuarbeiten. Diese Daten sind jedoch sehr sensibel und lebenswichtig, sodass die Verwaltung mit Excel in Zukunft mühsam und enorm schwierig werden wird, wenn Sie vorhaben, zu wachsen und zu expandieren. Am besten wäre es, wenn Sie über die richtige Software speziell für die Unternehmensbuchhaltung verfügen.
Es gibt kostenlose Softwareeinheiten, aber um Transaktionen genau zu verfolgen, monatliche oder vierteljährliche Ausgaben zu überwachen und dergleichen, müssen Sie eine kostenpflichtige Software finden. Kostenlose Optionen schränken in der Regel die Möglichkeiten des Buchhalters ein und verfügen über weniger Nuancen, die dazu beitragen, die Buchhaltung optimal zu nutzen.
Sie müssen eine Demo ausprobieren oder einen Buchhalter beauftragen, der sich mit einer bestimmten Plattform auskennt. Alternativ können Sie diese Aufgabe an ein Unternehmen delegieren, das über eigene Tools und ein etabliertes System verfügt.
Automatisierung zeitaufwändiger Aufgaben
Die größte Sorge und der größte Zeitaufwand in der Buchhaltung ist natürlich Geld. Aber auch die Zeit, die für lästige Aufgaben aufgewendet wird, ist wichtig. Ein Buchhalter muss nur begrenzt viel Arbeit erledigen, da vieles automatisiert werden kann. So könnten beispielsweise Gehaltszahlungen, ein schier endloser Strom von Rechnungen und unzählige andere Aufgaben von Computern geplant und erledigt werden, anstatt von einem Buchhalter manuell erledigt zu werden.
Wenn Sie weniger als fünfzig Transaktionen pro Monat durchführen, werden Sie dadurch natürlich nicht viel sparen. Wenn Ihr Unternehmen jedoch mehr Transaktionen abwickelt, vertrauen Sie uns – die Automatisierung sollte ganz oben auf Ihrer Prioritätenliste stehen.
2. Schritt: Finanzen verwalten
Für einen Unternehmensleiter ist nichts wichtiger als die Finanzen. Fließt das Geld kontinuierlich in Ihr Unternehmen und wird es angemessen verwaltet, ist Ihr Unternehmen profitabel. Bei schlechtem Finanzmanagement könnte Ihre Idee, egal wie revolutionär oder außergewöhnlich sie ist, jedoch vor Ihren Augen scheitern. Das Finanzmanagement umfasst alle Geldbewegungen innerhalb Ihres Unternehmens. Alle Ausgaben und Einnahmen werden und sollten mit höchster Genauigkeit überwacht werden. Genau das sollten Sie von Ihrem Buchhalter verlangen.
Buchhaltung
Es ist die Basis und Grundlage für alle weiteren Elemente des Finanzmanagements. Ein Buchhalter kennt Ihre monatlichen Ausgaben und Einnahmen und sollte alle Auffälligkeiten und ungewöhnlichen Details melden. Von der Dokumentenerstellung bis hin zum Auffinden der drei Jahre alten Rechnung für die Kaffeelieferung auf einer Firmenfeier sollte Ihr Buchhalter alles über die Geldbewegungen innerhalb Ihres Unternehmens wissen.
Abbrechnungsverbindlichkeiten
Da übermäßige oder unbezahlte Schulden zu schweren Rückschlägen, Zwangsvollstreckungen oder sogar zum Bankrott führen können, ist dies ein wesentlicher Bestandteil eines effizienten Finanzmanagements. Wenn die Aufgaben nicht automatisiert werden, könnten auch die talentiertesten, fleißigsten und präzisesten Buchhalter einige Zahlungen verpassen. Dann kommt es automatisch zu einer Beeinträchtigung Ihrer Beziehung zum Gläubiger oder Lieferanten.
Es ist am besten, zuerst Lieferanten und Gläubiger zu bezahlen, da Ihr Unternehmen auf deren Wohlwollen und Zufriedenheit angewiesen ist.
Accounts erhaltbar
Das andere Ende des Spektrums bilden Forderungen aus Lieferungen und Leistungen (hauptsächlich Rechnungen). Für 99.9 % der Unternehmen weltweit ist es die größte Einnahmequelle. Wenn Ihre organisatorischen Entscheidungen und Ihre Buchhaltung nur schwer nachvollziehen können, wer gezahlt hat und wer nicht, kann es am Ende des Monats, Quartals oder Jahres zu einem Verlust oder einem negativen Saldo kommen.
Die Bewältigung dieses Ziels ist für Ihr finanzielles Wohlergehen von entscheidender Bedeutung. Wenn Sie mehrere Geschäfte oder Transaktionen abschließen oder Verträge mit anderen Parteien und Kunden unterzeichnen, muss die Debitorenverwaltung einigermaßen automatisiert werden. Selbst eine einzige vernachlässigte oder vergessene Einnahmequelle könnte Sie in Zukunft möglicherweise heimsuchen.
Steuern
Der größte Ärger für alle Unternehmen. Abzüge, Ausnahmen, Nuancen, rechtliche Komplexität und Buchhaltungstricks spielen eine Rolle. Für einen Durchschnittsbürger ist das Steuersystem die größte Terra Incognita in der Geschäftswelt. Verschiedene Märkte haben unterschiedliche Regeln und Steuersysteme, aber Ihr Buchhalter muss diese in- und auswendig kennen. Denn die richtige Auslegung der Steuergesetze und Abschreibungen können, richtig durchgeführt, Ihre Rentabilität steigern und/oder Verluste minimieren.
Darüber hinaus stellen auch falsch erstellte Steuererklärungen eine Bedrohung dar. Dieser Teil ist wohl die wichtigste Verantwortung in der Arbeit eines Buchhalters. Größere Unternehmen haben lange und intensive Steuersitzungen, in denen sowohl die Rechtsabteilung als auch Buchhalter und Finanzanalysten den besten Steuerplan ausarbeiten und einen ausführlichen Bericht an die Steuerinspektoren/Finanzbehörden usw. erstellen.
Bank-/Kreditkartentransaktionen und -abgleich
Wir haben zahlreiche wesentliche Aspekte der Buchhaltung erwähnt. Dieser (Transaktionsmanagement und -abgleich) wird aufgrund des erheblichen Aufwands durch Steuern und Kontoführung manchmal vernachlässigt. Auch Bank- und Kreditkartentransaktionen fallen in den Verantwortungsbereich eines Buchhalters. Er oder sie muss sicherstellen, dass alles legal ist, Zahlungen oder die Nutzung von Geschäftskreditkarten autorisiert sind und Mitarbeiter die Unternehmensressourcen nicht missbrauchen. Indem Sie dem Buchhalter die Überwachung und Verwaltung von Banktransaktionen ermöglichen, ermöglichen Sie ihm auch die Bearbeitung der Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung. So können Sie zwei Fliegen mit einer Klappe schlagen.
Beim Abgleich kann es zu Problemen kommen, wenn er nicht richtig durchgeführt wird. Für kleinere Unternehmen ist dies ein größeres Risiko, aber auch größere Unternehmen können Schaden nehmen, wenn die Salden nicht übereinstimmen. Zu den möglichen Gefahren zählen Buchhaltungsfehler, die zu einem unausgeglichenen Budget, ungenauen Steuererklärungen, Überziehungen und verschiedenen anderen Arten unnötiger Rückschläge führen.
3. Schritt: Finanzberichte und Analysen
Gewinn- und Verlustrechnung
Es erklärt sich von selbst. Ein Buchhalter sammelt alle über einen bestimmten Zeitraum gesammelten Wirtschaftsdaten und erstellt daraus die Gewinn- und Verlustrechnung. Für Aktionäre ist sie ein wichtiges Datenelement, das zeigt, ob das Unternehmen auf dem richtigen Weg ist oder ob Änderungen erforderlich sind. Diese Dokumente und ihre ordnungsgemäße Erstellung sind eng mit der Sicherheit und Rentabilität des Unternehmens verknüpft.
Die Stellungnahme muss bestimmten Institutionen vorgelegt werden. In den Vereinigten Staaten wird Ihre Gewinn- und Verlustrechnung beispielsweise an die Securities and Exchange Commission weitergeleitet, in anderen Ländern gibt es dafür andere Stellen.
Jahres- und Quartalsberichte
Ein Bericht ermöglicht es den Aktionären, dem CEO, alle Aktivitäten im vorangegangenen Zeitraum zu analysieren. Die meisten Unternehmen neigen dazu, vierteljährliche und jährliche Berichte zu erstellen, um länger praxisorientiert vorgehen zu können. Im Laufe von 12 Monaten kann sich viel ändern. Aus diesem Grund entscheiden sich einige Organisationen (insbesondere neue) sogar dafür, jeden Monat oder mindestens einmal pro Quartal Berichte zu erstellen. Dies hilft bei der Entscheidungsfindung und der Optimierung des Cashflows für maximalen Gewinn.
Prognostizieren und in die Zukunft blicken
Besonders wichtig für Aktionäre, börsennotierte Unternehmen oder vor einem Börsengang: Prognosen und Zukunftsprognosen helfen allen Unternehmen, Investoren anzuziehen und sich auf die Zukunft vorzubereiten. Wenn ein Buchhalter eine Prognose erstellen kann, könnten verantwortungsbewusste Personen diese potenziellen Investoren präsentieren und Ihr Unternehmen erweitern.
Prognosen werden dazu beitragen, einen Vorsprung zu erzielen und der Konkurrenz einen Schritt voraus zu sein oder zusätzliche Ausgabeneinnahmen zu erzielen.
Der letzte Ratschlag – Outsourcen
Nur 33–40 % der neuen Unternehmen führen ihre Buchhaltung intern durch. Da es sich um einen äußerst spezifischen und besonderen Beruf handelt, ist es schwierig, Unvollkommenheiten zu erkennen und die Arbeit zu überwachen. Sie müssen Ihrem Buchhalter und Buchhalter voll und ganz vertrauen.
Eine einfache Lösung ist Outsourcing und Nearshoring der virtuellen Buchhaltung.
Wir zeigen Ihnen, warum eine ausgelagerte Option eine viel intelligentere Lösung sein kann.
- Flexibilität hinzugefügtNehmen wir an, Sie kennen Ihren Buchhaltungsbedarf. Benötigt Ihr Unternehmen beispielsweise nur 125 Stunden, zahlen Sie nur für diese Stundenzahl, nicht mehr. Steigt der Bedarf, können Sie die Leistungen beliebig erweitern, egal ob um 5 oder 100 Stunden. Bei einem internen Mitarbeiter hingegen muss Ihr Unternehmen ein Gehalt zahlen, auch wenn dieser oder sie viele sinnvolle Aufgaben nicht mehr erledigen kann.
- Workflow-Verbesserungen. Insgesamt lässt sich ein ausgelagerter Buchhaltungsvorgang viel einfacher überwachen und Aufgaben zuweisen. Der leitende Buchhalter kann sich mit den schwierigeren Aufgaben befassen, während die Junioren beim Erlernen der Grundlagen behilflich sind und die Lücken schließen. Zwischen ihnen besteht eine fließende Kommunikation
- Beste Ergebnisse ohne zusätzliche Investitionen.
- Weniger Sorgen. Ein internes Buchhaltungspersonal müsste kontinuierlich kompetent geschult werden. Dies übernehmen wir bei Outsourcing. Von Software, Ausrüstung, Arbeitsplätzen bis hin zu Verträgen kümmern sich kompetente virtuelle Agenturen um alles, sodass Sie sich nicht darum kümmern müssen. Weisen Sie nur die Arbeit zu und überlassen Sie den Rest Ihren externen Mitarbeitern.
- Mehrwert. Erhalten Sie nicht nur Buchhaltungsdienstleistungen, sondern auch Beratungen zu verschiedenen Themen. Angefangen bei der Auswahl der Software, bis hin zur Steuererklärung und allem, was in die Nische der Buchhaltung passt.
Outro und letzte Gedanken
Die Buchhaltung ist ein wesentlicher Aspekt jedes Unternehmens. Wenn Ihr Unternehmen ein menschlicher Körper wäre, wäre der Buchhalter sein zentrales Nervensystem. Es würde alle Aktionen überwachen und entsprechende Signale senden, die dem Körper helfen, sich vor Gefahren zu schützen und sowohl kurz- als auch langfristig glücklicher und stärker zu sein. Ihre Arbeit ist sehr komplex und herausfordernd; Daher wird es sehr geschätzt. Sie können sich jedoch durch Nearshoring für kostengünstigere Lösungen für eine ordnungsgemäße Buchhaltung entscheiden, anstatt zu viel auszugeben.
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