Viele Menschen haben ein lebhaftes Bild von einem Buchhalter oder Buchhalter vor Augen. Es ist ein alter, mürrischer und ständig nörgelnder Mensch, der den ganzen Tag addiert und subtrahiert. Er oder sie kann hervorragend mit Zahlen und Papieren umgehen. Dieses Stereotyp wird jedoch stark von Medien und Filmen beeinflusst. In Wirklichkeit haben Buchhalter umfangreiche und wesentliche Aufgaben zu erfüllen. Von ihrer Arbeit hängen das Wohlergehen und der finanzielle Erfolg des Unternehmens ab. Dabei handelt es sich um weit mehr als nur die Auszahlung von Gehältern vom Bankkonto oder die Übergabe von Rechnungen an den Chef oder die Chefin zur Unterschrift. Es könnte also verwirrend werden, was man als effizienten Buchhaltungsdienst bezeichnen kann? Wir sind hier, um Ihnen dabei zu helfen, das herauszufinden!
Du liebst es, es zu hassen
In den Augen von Geschäftsinhabern und/oder Projektmanagern sind Buchhaltungsaufgaben sehr banal und voller Bürokratie. Hier gibt es keine Kreativität, keine Ideengenerierung oder magisches Brainstorming. Nur Punkte, Ziffern, Kommas und das Wesentliche des Geschäfts – Geld. Das stimmt größtenteils. Buchhalter müssen sehr geduldig, zuverlässig und transparent sein. Bei weitem nicht jeder kann diese Art von Arbeit bewältigen, geschweige denn effizient darin sein. Aus diesem Grund sind sie ein kostspieliger Vermögenswert, um auf der Gehaltsliste zu bleiben.
Wenn Sie Aktionär, CEO oder Eigentümer sind, ist Ihr Buchhalter fast wie Ihre rechte Hand. Wenn sie ihre Arbeit gut machen, ist das Unternehmen mit minimalen Verlusten und maximalen Gewinnen verbunden. Aufgrund ihres Scheiterns kann es jedoch zu Geldstrafen oder schlimmer noch zur Pleite kommen.
Wir könnten Ihnen einen Überblick über die IFRS (International Financial Report Standards), US GAAP, JMIS usw. geben, aber das würde lange dauern, banal und langweilig sein. Überlassen wir das den Buchhaltern und konzentrieren uns vorerst darauf, wofür ein effizienter Buchhalter verantwortlich sein sollte und welchen Wert er oder sie für Ihr Unternehmen bringen könnte.
Dies ist keineswegs eine einfache Aufgabe, aber viele Unternehmen verfügen nicht über die finanziellen Mittel, um interne Buchhalter einzustellen. Das aktuelle Mikroklima in der Geschäftswelt verschiebt sich stetig in Richtung einer ausgelagerten Buchhaltung. Dennoch müssen Sie einen Buchhalter beauftragen oder finden, denn wenn Ihre Zahlen nicht stimmen, kommt es schnell zu Problemen.
Die natürliche Wahl wäre also, nach der kosteneffizientesten Lösung zu suchen, oder? Aber wie kann man einen kompetenten und sachkundigen Buchhalter einstellen, ohne dafür Geld auszugeben? Hier helfen Ihnen unsere drei Schritte für eine effiziente Buchhaltung.
1 Schritt: Einrichten
Um zu beginnen, müssen Sie das Buchhaltungssystem einrichten. Wenn Sie auf langfristige Stabilität achten, müssen Sie langfristige Abrechnungsmöglichkeiten sicherstellen. Kaufen Sie lizenzierte Software, stellen Sie Mitarbeiter ein oder schließen Sie einen Vertrag mit einer Agentur ab. So bleiben Sie nicht ohne ausreichende Hilfe auf der Strecke.
Wenn ein kürzlich eingestellter Buchhalter keine Software oder kein System zum Arbeiten hat, wird er nur Ressourcen verbrauchen und keinen Beitrag zum Unternehmen leisten.
Auswahl des richtigen Systems/der richtigen Software
Für Anfänger oder kleine Unternehmen können Sie versuchen, sich in Excel oder Google Sheets einzuarbeiten. Diese Daten sind jedoch sehr sensibel und lebenswichtig, sodass die Verwaltung mit Excel in Zukunft mühsam und enorm schwierig werden wird, wenn Sie vorhaben, zu wachsen und zu expandieren. Am besten wäre es, wenn Sie über die richtige Software speziell für die Unternehmensbuchhaltung verfügen.
Es gibt kostenlose Softwareeinheiten, aber um Transaktionen genau zu verfolgen, monatliche oder vierteljährliche Ausgaben zu überwachen und dergleichen, müssen Sie eine kostenpflichtige Software finden. Kostenlose Optionen schränken in der Regel die Möglichkeiten des Buchhalters ein und verfügen über weniger Nuancen, die dazu beitragen, die Buchhaltung optimal zu nutzen.
Sie müssen eine Demo ausprobieren oder einen Buchhalter beauftragen, der sich mit einer bestimmten Plattform auskennt. Alternativ können Sie diese Aufgabe an ein Unternehmen delegieren, das über eigene Tools und ein etabliertes System verfügt.
Automatisierung zeitaufwändiger Aufgaben
Die besorgniserregendste und verbrauchendste Ressource im Hinblick auf die Buchhaltung ist natürlich Geld. Aber auch die Zeit, die man mit mühsamen Dingen verbringt, ist wichtig. Ein Buchhalter muss nur so viel Arbeit erledigen, da ein Großteil davon automatisiert werden kann. Beispielsweise könnten Gehaltszahlungen, ein scheinbar endloser Strom von Rechnungen und jede Menge andere Aufgaben von Computern geplant und erledigt werden, anstatt sie von einem Buchhalter manuell erledigen zu lassen.
Wenn Sie weniger als fünfzig Transaktionen pro Monat durchführen, wird das natürlich nicht viel sparen, aber wenn Ihr Unternehmen mehr abwickelt, vertrauen Sie uns – die Automatisierung sollte ganz oben auf Ihrer Prioritätenliste stehen.
2. Schritt: Finanzen verwalten
Für den Unternehmensleiter gibt es nichts Wichtigeres als die Finanzen. Wenn das Geld weiterhin in Ihr Unternehmen fließt und angemessen verwaltet wird, werden Sie profitabel sein. Wenn das Finanzmanagement jedoch schlecht ist, könnte Ihre Idee, egal wie revolutionär oder außergewöhnlich sie auch sein mag, direkt vor Ihren Augen scheitern. Das Finanzmanagement umfasst alle Geldbewegungen innerhalb Ihres Unternehmens. Alle Ausgaben und Einnahmen werden und sollten mit äußerster Präzision überwacht werden. Das sollten Sie von Ihrem Buchhalter verlangen.
Buchhaltung
Es ist die Basis und das Fundament für alle anderen Elemente im Finanzmanagement. Ein Buchhalter kennt Ihre monatlichen Ausgaben und Einnahmen und sollte alle Kuriositäten oder seltsamen Details melden. Von der Erstellung von Dokumenten bis hin zum Auffinden der drei Jahre alten Rechnung für die Kaffeelieferung bei einer Firmenfeier sollte Ihr Buchhalter alles über die Geldbewegungen innerhalb Ihrer Organisation wissen.
Abbrechnungsverbindlichkeiten
Da übermäßige oder unbezahlte Schulden zu schweren Rückschlägen, Zwangsvollstreckungen oder sogar zum Bankrott führen können, ist dies ein wesentlicher Bestandteil eines effizienten Finanzmanagements. Wenn die Aufgaben nicht automatisiert werden, könnten auch die talentiertesten, fleißigsten und präzisesten Buchhalter einige Zahlungen verpassen. Dann kommt es automatisch zu einer Beeinträchtigung Ihrer Beziehung zum Gläubiger oder Lieferanten.
Es ist am besten, zuerst Lieferanten und Gläubiger zu bezahlen, da Ihr Unternehmen auf deren Wohlwollen und Zufriedenheit angewiesen ist.
Accounts erhaltbar
Das andere Ende des Spektrums bilden Forderungen aus Lieferungen und Leistungen (hauptsächlich Rechnungen). Für 99.9 % der Unternehmen weltweit ist es die größte Einnahmequelle. Wenn Ihre organisatorischen Entscheidungen und Ihre Buchhaltung nur schwer nachvollziehen können, wer gezahlt hat und wer nicht, kann es am Ende des Monats, Quartals oder Jahres zu einem Verlust oder einem negativen Saldo kommen.
Die Bewältigung dieses Ziels ist für Ihr finanzielles Wohlergehen von entscheidender Bedeutung. Wenn Sie mehrere Geschäfte oder Transaktionen abschließen oder Verträge mit anderen Parteien und Kunden unterzeichnen, muss die Debitorenverwaltung einigermaßen automatisiert werden. Selbst eine einzige vernachlässigte oder vergessene Einnahmequelle könnte Sie in Zukunft möglicherweise heimsuchen.
Steuern
Der größte Ärger für alle Unternehmen. Abzüge, Ausnahmen, Nuancen, rechtliche Komplexität und Buchhaltungstricks spielen eine Rolle. Für einen Durchschnittsbürger ist das Steuersystem die größte Terra Incognita in der Geschäftswelt. Verschiedene Märkte haben unterschiedliche Regeln und Steuersysteme, aber Ihr Buchhalter muss diese in- und auswendig kennen. Denn die richtige Auslegung der Steuergesetze und Abschreibungen können, richtig durchgeführt, Ihre Rentabilität steigern und/oder Verluste minimieren.
Darüber hinaus stellen auch falsch erstellte Steuererklärungen eine Bedrohung dar. Dieser Teil ist wohl die wichtigste Verantwortung in der Arbeit eines Buchhalters. Größere Unternehmen haben lange und intensive Steuersitzungen, in denen sowohl die Rechtsabteilung als auch Buchhalter und Finanzanalysten den besten Steuerplan ausarbeiten und einen ausführlichen Bericht an die Steuerinspektoren/Finanzbehörden usw. erstellen.
Bank-/Kreditkartentransaktionen und -abgleich
Wir haben zahlreiche wesentliche Aspekte der Rechnungslegung angesprochen. Dieser Punkt (Transaktionsverwaltung und -abstimmung) wird aufgrund der erheblichen Belastung, die Steuern und Kontoführung mit sich bringen, manchmal übersehen. Bank- und Kreditkartentransaktionen fallen ebenfalls in den Verantwortungsbereich eines Buchhalters. Er oder sie muss sicherstellen, dass alles legitim ist und Zahlungen oder Verwendungen von Geschäftskreditkarten autorisiert sind und dass Mitarbeiter die Ressourcen des Unternehmens nicht missbrauchen oder missbrauchen. Indem Sie dem Buchhalter erlauben, Banktransaktionen zu überwachen und zu verwalten, ermöglichen Sie ihm auch, die Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung abzuwickeln, sodass es sich hier um eine Situation handeln kann, in der „zwei Fliegen mit einer Klappe“ liegen.
Was die Versöhnung betrifft, könnten schlimme Dinge passieren, wenn sie nicht richtig gemacht wird. Für kleinere Unternehmen stellt dies ein größeres Risiko dar, aber auch größere Unternehmen könnten Schaden nehmen, wenn die Bilanzen nicht übereinstimmen. Zu den möglichen Gefahren gehören Buchhaltungsfehler, die zu einem unausgeglichenen Haushalt, ungenauen Steuerberichten, Überziehungskrediten und verschiedenen anderen Arten unnötiger Rückschläge führen.
3. Schritt: Finanzberichte und Analysen
Gewinn- und Verlustrechnung
Sehr selbsterklärend. Ein Buchhalter oder Buchhalter sammelt alle über einen bestimmten Zeitraum gesammelten Wirtschaftsdaten und erstellt dann die Gewinn- und Verlustrechnung. Für Aktionäre ist es eine wesentliche Information, die zeigt, ob das Unternehmen auf dem richtigen Weg ist oder ob Veränderungen vorgenommen werden müssen. Diese Dokumente und die ordnungsgemäße Vorbereitung dieser Dokumente sind eng mit der Sicherheit und Rentabilität des Unternehmens verknüpft.
Die Stellungnahme muss bestimmten Institutionen vorgelegt werden. In den Vereinigten Staaten wird Ihre Gewinn- und Verlustrechnung beispielsweise an die Securities and Exchange Commission weitergeleitet, in anderen Ländern gibt es dafür andere Stellen.
Jahres- und Quartalsberichte
Ein Bericht ermöglicht es den Aktionären, dem CEO, alle Aktivitäten im vorangegangenen Zeitraum zu analysieren. Die meisten Unternehmen neigen dazu, vierteljährliche und jährliche Berichte zu erstellen, um länger praxisorientiert vorgehen zu können. Im Laufe von 12 Monaten kann sich viel ändern. Aus diesem Grund entscheiden sich einige Organisationen (insbesondere neue) sogar dafür, jeden Monat oder mindestens einmal pro Quartal Berichte zu erstellen. Dies hilft bei der Entscheidungsfindung und der Optimierung des Cashflows für maximalen Gewinn.
Prognostizieren und in die Zukunft blicken
Besonders wichtig für Aktionäre, börsennotierte Unternehmen oder vor einem Börsengang: Prognosen und Zukunftsprognosen helfen allen Unternehmen, Investoren anzuziehen und sich auf die Zukunft vorzubereiten. Wenn ein Buchhalter eine Prognose erstellen kann, könnten verantwortungsbewusste Personen diese potenziellen Investoren präsentieren und Ihr Unternehmen erweitern.
Prognosen werden dazu beitragen, einen Vorsprung zu erzielen und der Konkurrenz einen Schritt voraus zu sein oder zusätzliche Ausgabeneinnahmen zu erzielen.
Der letzte Ratschlag – Outsourcen
Nur 33–40 % der neuen Unternehmen führen ihre Buchhaltung intern durch. Da es sich um einen äußerst spezifischen und besonderen Beruf handelt, ist es schwierig, Unvollkommenheiten zu erkennen und die Arbeit zu überwachen. Sie müssen Ihrem Buchhalter und Buchhalter voll und ganz vertrauen.
Eine einfache Lösung ist das Outsourcing und Nearshoring der virtuellen Buchhaltung.
Wir zeigen Ihnen, warum eine ausgelagerte Option eine viel intelligentere Lösung sein kann.
- Flexibilität hinzugefügt. Nehmen wir an, Sie kennen Ihre Buchhaltungsanforderungen. Wenn Ihr Unternehmen beispielsweise nur 125 Stunden für die Verwaltung benötigt, zahlen Sie nur die besagte Stundenzahl, nicht mehr. Wenn der Bedarf steigt, können Sie auch die Dienste erweitern, genau so viel, wie Sie benötigen, sei es um 5 weitere oder 100 weitere Stunden. Bei einem internen Mitarbeiter hingegen muss Ihr Unternehmen ein Gehalt zahlen, obwohl er oder sie sitzen bleibt, ohne viele sinnvolle Aufgaben zu erledigen
- Workflow-Verbesserungen. Insgesamt lässt sich ein ausgelagerter Buchhaltungsvorgang viel einfacher überwachen und Aufgaben zuweisen. Der leitende Buchhalter kann sich mit den schwierigeren Aufgaben befassen, während die Junioren beim Erlernen der Grundlagen behilflich sind und die Lücken schließen. Zwischen ihnen besteht eine fließende Kommunikation
- Beste Ergebnisse ohne zusätzliche Investitionen.
- Weniger Sorgen. Ein internes Buchhaltungspersonal müsste kontinuierlich kompetent geschult werden. Dies wird stattdessen von uns selbst erledigt, wenn wir uns für eine Auslagerung entscheiden. Von der Software, der Ausrüstung, dem Arbeitsbereich bis hin zu den Verträgen kümmern sich geeignete virtuelle Agenturen um alles, sodass Sie sich nicht darum kümmern müssen. Weisen Sie nur die Arbeit zu und überlassen Sie den Rest Ihren Remote-Mitarbeitern.
- Mehrwert. Erhalten Sie nicht nur Buchhaltungsdienstleistungen, sondern auch Beratungen zu verschiedenen Themen. Angefangen bei der Auswahl der Software, bis hin zur Steuererklärung und allem, was in die Nische der Buchhaltung passt.
Outro und letzte Gedanken
Die Buchhaltung ist ein wesentlicher Aspekt jedes Unternehmens. Wenn Ihr Unternehmen ein menschlicher Körper wäre, wäre der Buchhalter sein zentrales Nervensystem. Es würde alle Aktionen überwachen und entsprechende Signale senden, die dem Körper helfen, sich vor Gefahren zu schützen und sowohl kurz- als auch langfristig glücklicher und stärker zu sein. Ihre Arbeit ist sehr komplex und herausfordernd; Daher wird es sehr geschätzt. Sie können sich jedoch durch Nearshoring für kostengünstigere Lösungen für eine ordnungsgemäße Buchhaltung entscheiden, anstatt zu viel auszugeben.